公司档案室管理制度

公司档案室管理制度

ID:22854202

大小:56.50 KB

页数:5页

时间:2018-11-01

公司档案室管理制度_第1页
公司档案室管理制度_第2页
公司档案室管理制度_第3页
公司档案室管理制度_第4页
公司档案室管理制度_第5页
资源描述:

《公司档案室管理制度》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在行业资料-天天文库

1、同大物流公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归档案管理部,档案管理部负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保留价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室,隶属于档案管理部,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行

2、职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三 、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题

3、名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。同大物流(二)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执

4、照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件和内部文件;(3)制度类:管理制度汇编;(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等;(7)项目类:完成项目进行归档.(三)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3、公司档案员

5、负责对各部门文件材料的收集、整理,各部门要积极配合公司档案管理工作。四、档案日常管理(一)借阅1、借阅手续:(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。同大物流2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印

6、和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经档案管理部批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。(二)销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保

7、管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。(三)移交1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密1、档

8、案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则同大物流(一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则

当前文档最多预览五页,下载文档查看全文

此文档下载收益归作者所有

当前文档最多预览五页,下载文档查看全文
温馨提示:
1. 部分包含数学公式或PPT动画的文件,查看预览时可能会显示错乱或异常,文件下载后无此问题,请放心下载。
2. 本文档由用户上传,版权归属用户,天天文库负责整理代发布。如果您对本文档版权有争议请及时联系客服。
3. 下载前请仔细阅读文档内容,确认文档内容符合您的需求后进行下载,若出现内容与标题不符可向本站投诉处理。
4. 下载文档时可能由于网络波动等原因无法下载或下载错误,付费完成后未能成功下载的用户请联系客服处理。