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1、公司档案室管理制度 一、文书档案归档制度 1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。 2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。 3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。 4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。 5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。 6.重要
2、文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。 7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。 二、专职档案工作人员岗位责任制 1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。 2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。 3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
3、 4.负责档案库房各项制度的落实。 5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。 三、兼职档案工作人员岗位责任制 1.各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。 2.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。 3.兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。 4.严格执行各项档案管理制度。 5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不
4、断提高业务水平。 四、部门立卷制度 1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。 2.各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。 3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。 五、档案保管制度 1.各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。 2.按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。 3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查,
5、对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。 4.库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。 5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。 6.库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。 7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。 六、档案保密规则 1.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制
6、度。 2.凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。 3.查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。 4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。 5.对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。 七、档案借阅制度 1.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,
7、应自觉履行借阅手续。 2.凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。 3.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。 4.借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。 5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。 6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇
8、报,并追究有关人员的责任。 八、其他
