房地产集团行政管理档案管理制度

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1、XXXXXX有限公司企业制度（办公总务管理制度系统）档案管理制度（试行）文件编号版本号发放编号部门审核：领导批准：二O一一年月日发21档案管理制度（试行）第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条管理部门行政部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好公司档案的收集

2、、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第四条公司及各部门、员工有保护档案的义务。第二章公司档案管理体制第一条归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：（1）办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。（2）证件性文书资料：包括法人营业

3、执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。21（3）法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（4）公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。（5）计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。（6）总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。（7）批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。（8

4、）凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。（9）汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。（10）声像制品资料：包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。（11）题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘

5、、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。（13）营销类档案：广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。（14）图书资料：各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。（15）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。（16）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。第二条档案分类及编

6、号办法21（1）档案类别的设置：①根据职能活动和档案形成的特点，划分为8类一级类目，行政管理档案（X）、经营管理档案（J）、合同档案（H）、财务档案（C）、人事档案（R）、工程档案（G）、营销设计档案（Y）、设备仪器档案（S）、特种载体（TZ）。②根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类)。③录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]标识。（2）档号的编制档案的编号

7、采用“（公司名+一级类目）---年度---二级类目---案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。（3）分类标识方法：①采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件，其档号可标识为——DZCX—2010—B—001△△△△

8、

9、

10、

11、-------案卷顺序号

12、

13、

14、---------------二级类目

15、

16、-----------------------年度

17、-----------------------------------一级类目代号，表示电子城公司行政②音