计划组织协调工作

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1、会议类准备阶段：一：1、思想上认识这次会议的主题（源于两个目的：（1）为什么要开这个会——传达中央有关精神？党代会？一般性会议？（2）、开这个会要解决什么问题）2、和领导班子商量讨论会议的名称、内容、时间、议程、地点、确定会议出席范围及人数等工作，听取领导对会务工作的安排意见。会议议程包括（1）、工作报告或领导讲话；（2）、分组讨论；（3）、大会发言；（4）、会议总结二：制定会议方案，做出经费预算，并呈领导审批。具体的会务工作主要有（明确会务工作分工，分组落实到个人，必须每个环节都有人负责）：1、成立文秘组。起草会议文件、会议发言稿、准备会议需要的有关资料，并印制分发。制定会议

2、的有关章程及应急预案。2、成立会务组。布置会场，主要包括：（1）会标准备；（2）主席台的安排与布置；与会人员的座位安排与布置；（3）音响效果、照明设施；（4）鲜花摆设、礼仪、茶水；（5）签到处等等。3、成立后勤服务组。包括与会人员的食宿、交通、需要颁发的奖品、会议用品、文件袋、线路安排及踩点、场地的卫生设施、医疗保健设施、水电供应设施等。4、成立安全保卫组。会场内外及住地的安全保卫、外出活动的安全保卫、会议领导成员和外宾的保卫工作。实施阶段一、根据领导审批的方案，组织实施会务工作：首先，召开参加会务工作的人员会议，和需要有关支持配合的单位领导人会议（信访部门、交通部门、公安部门

3、、水电等部门）-——目的：让他们了解并认识到会议的总要性，高度重视，共同配合筹备会务工作；明确任务、分工、职责和时间要求。其次，及时检查每项工作的进度，尤其是一些特别重要的环节需反复提前检查。（1、会场检查，包括卫生、照明、座位安排是否妥当、饮水设施等；2、文件材料检查，是否准备齐全，有无漏洞，以便尽早采取补救措施）一、筹备工作准备就绪后，经领导同意开始拟发会议通知，并由领导签发。二、会议正式开始后，做好会间服务工作。包括1、组织报到和签到，人数众多的可采取发入场证；2、会场秩序维护，会场内外的安全保卫、医疗卫生；3、会议记录，重要性会议可编发会议简报，但要做到少而精的原则；4

4、、做到超前准备，反复检查下一环节的工作准备情况会议特殊情况，自始至终要确保会议的顺利进行。5、会议进行过程中，可能出现临时变动（调整议题，变更日程，改变会场等）应该随机应变，做好临时调度工作。结束阶段1、与会人员的返程安排，欢送代表。2、会场的清理工作。（如借来的物品应及时归还，鲜花、投影仪借来的要返还）3、会务的结算工作。4、整理会议纪要。（会议上讨论、决定的事项需要贯彻执行、有案可查的应写出会议纪要，分发有关部门，以便分工负责，贯彻执行会议决定）5、做好文件的归档备案工作。6、报导会议消息。（如需进行新闻报道的重要会议，会议秘书部门应与新闻单位配合，共同撰写稿件，并及时送交

5、有关领导审定。）7、检查各单位各部门贯彻落实会议精神的情况。8、撰写工作总结，需要向领导汇报的应及时向领导汇报。接待类（内外宾）准备阶段一、了解来宾的基本情况1、包括姓名、单位、职务、级别、民族、人数等。（少数民族参观团，还应了解什么民族，有什么风俗习惯，在安排住宿上要注意的地方。）2、了解来宾的来访目的和要求（视察、参观、履行公事），确定接待方式（座谈会、会议等）以便制定完善的接待方案。外宾：落实访问单位（一般友好访问、经贸洽谈）3、了解来宾抵达的日期、时间、所乘坐的班次及时刻等。二、向主管领导报告。将接到的来宾通知和了解到的基本情况及时报告主管领导及有关部门，听取领导对接待

6、工作的安排意见。三、制定接待方案，并报领导审批1、一般来宾：可以根据领导的意见和惯例，直接做出接待的具体安排2、重要来宾：应根据领导意见和来宾意图、要求，制定接待工作方案（安全保卫、汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排、食宿标准、保密工作、考察线路、接待规格、迎接人员等工作）3、外宾：应和外事办联系，邀请外事办共同制定接待方案。一般参观访问，按外事部门要求做好接待；专访或业务洽谈，要按外贸部门要求做接待工作。实施阶段一、根据初步拟定的计划安排，组织实施接待的准备工作。1、（1）、召集参与接待的工作人员的会议——目的：高度重视此次来宾的到访，共同配合筹备接待

7、工作；明确任务、分工、职责、时间要求，各司其职，各尽其能（落实来宾的食宿地点、安排接客用车、准备汇报材料等）（2）、召集需要有关支持配合的单位领导人会议——目的：同上。（公安警卫、交通部门，落实安全警卫措施，保证行车畅通。2、实地考察参观地点，确定最终的考察线路。3、接待工作正式开始，应超前准备每一个环节，确保接待工作的顺利进行4、来宾到达后的服务工作1、迎接来宾。一般来宾：可由接待人员驱车去车站迎接。上级领导或外地重要来宾：由同等级别的领导前去迎接。2、安排好食宿。（若是重要来宾，应把招待