奇辉公司知识管理系统解决方案

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1、奇辉公司知识管理系统解决方案ChinaByte2004-1-1林子摘要:奇辉知识管理系统的最大特点就是即插即用，更具灵活性，更能适应企业不断发展的需要。"即插即用"的知识管理系统一般来说，企业管理软件的实施（如EPR），重头戏往往是解决方案的制定和导入，大量的人力物力投入，咨询方案和建议层出不穷，原有的规范制度似乎都需重新洗牌，导入时间难以按计划实现，实施效果无法令人满意，因此许多企业管理者对管理软件就只能是想说爱你不容易了。奇辉知识管理系统的最大特点就是"即插即用"，大幅缩减系统的导入时间，并且由于功能的设置可以由企业自身人员完成，可

2、以进行实时的修改，因而更具灵活性，更能适应企业不断发展的需要。组织架构设置系统管理员可以进入以下几个管理功能区域进行组织架构的设置：用户管理模块--添加、修改、删除用户信息，并确定用户使用该系统各种功能的权限范围部门管理模块--随时可以添加新增部门或删除部门职位管理模块--如企业有新的职位出现，随时可以添加，反之亦然团队管理模块--临时组建或取消一个团队即可使用该功能组织架构一旦设立，所有用户就拥有了使用该套系统功能的权限，然后将企业内部的知识进行分类（见图2），建立相应的知识类型（见图3），系统的初步设置工作就完成了。用户在最短的时间

3、内进入到系统的应用阶段。知识的分类例如销售部门涉及到的知识包括产品知识、市场资料、产品定价、销售提案、销售进度报告等，我们就可以创建这些知识文件夹。每项知识文件夹都有专人管理，我们称之为CM（contentmanager），比如技术资料文件夹的CM可以是技术支持，销售进度报告文件夹的CM可以是销售部经理等。知识类型每一种知识按照标准的格式保存下来，例如工作进度报告格式、客户信息汇总格式、调查问卷格式等等，用统一的格式填写、存放、打印，无论是以后搜索和查看都会提供很大的方便。当然表格的设计也可以由用户自行完成，随时更改和升级。以上的设置不

4、仅是在系统运行前可以进行，在今后的使用过程中，可以按照企业的发展需要随时进行修改和升级，因此如果系统实施前期有使用不适的状况发生也能立即调整，规避了管理软件实施失败的风险。理论与实践的完美结合奇辉知识管理软件很好地贯彻了目前国际上最主流、最先进的一系列知识管理理论：--社群理论CoP（CommunityofPractice）--专家系统ExpertSystem--协同运作Collaboration--人本机制People-Oriented--诱因机制IncentiveProgram奇辉知识管理系统将以上理论很好的吸收和消化，清晰的显现出

5、知识管理系统与办公自动化系统在开发理念上的差异以及实施效果的不同。同时理论的实际化解决了企业管理上空有理论依据，缺乏实际操作工具的难题，成为真正意义上的企业管理工具。CoP是个人寻求志同道合之士的最佳场所，根据自己的兴趣爱好开设一个"俱乐部"，如果你个人对JAVA感兴趣，就可以开设一个"JAVA世界"的CoP社群，吸引同样感兴趣成员的加入，彼此之间可以通过留言、发送文档资料、聊天室、公告栏、消息服务、一对一对话功能等多种形式探讨问题。聘请企业内、外部的人员成为某项知识的专家，可以对已有知识进行权威的评估，也可以通过各种联络方式随时汲取专

6、家的意见和建议，指导实际工作的开展。专家系统功能的开辟为在某方面有专长的人提供了一个贡献才干的天地，而且也保障了知识的权威性、专业性和准确性，为企业带来更多的无形资产。如果将企业比作一个人的话，企业内部的各个部门、各种应用系统就相当于是遍布于人身上的器官，而协同运作的作用就和人的血脉或者神经在人体内起到的作用一样。血液的流动保证了各个器官之间配合正常运作，同样的道理，协同运作是实现将企业内部各工作流程、应用系统有机的整合在一起共同开展工作的工具。比如EIP（企业信息门户），它可以将所有应用系统（ERP、CRM、HR）进行整合，并呈现在同

7、一个页面中，省却频繁登录的麻烦。另外还有一些在线对话、短消息服务，项目组运作方式等等，也都保证成员之间随时进行沟通，一起开展工作。知识管理对绝大多数人来是说一种全新的理念，被人接受需要经过一个阵痛的过程。为了让大家踊跃尝试，诱因机制是必不可少的。奇辉的知识管理系统引入了积分管理方式，每个用户无论是登载知识、查看他人的知识，或者发表意见，推荐专家都能获得相应的积分，系统能自动进行统计和排名。对于积分高、排名前的用户予以奖励和表扬，激发大家使用该系统的积极性。统计各用户的总积分和排名功能齐全的办公帮手奇辉知识管理系统除了以上的特点以外，仍然

8、兼具了日常所需的办公功能，例如文档管理、工作流、项目管理、在线会议室、日程安排管理等等。在这里我们再简单得介绍一下工作流程管理、项目管理和日程安排管理功能。项目管理项目管理模块可以实现创建项目，邀约项目组的