电 话 礼 仪 规 范

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1、电话礼仪规范电话礼仪规范　　电话是从事业务联系的重要通讯工具。　　随着科技的进步，电话在对外业务中的作用也更加重要。例如许多企业开展的电话咨询业务，客户就是通过电话和企业的业务计算机网络相联系，办理诸如查询、转帐结算、预约等业务的；企业要接受社会的监督，提高服务质量和服务水平，而设立了各种投诉电话；企业为了向社会各界介绍自己的业务、宣传自己的形象，而设咨询电话等等。可以说，电话是把企业和社会、企业与客户联系起来的重要桥梁。因此掌握现代社会电话使用技巧和礼仪，对搞好工作大有裨益。如果说见面交谈是一

2、种直接交流，那么打电话就是一种间接的交流。　　一、使用电话时的礼仪　　要正确有效地使用电话，应该做到亲切文明、简捷准确。打电话时，虽然相互看不见，但是闻声可知其人。因此，通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头，“请“字在其中，“谢谢“、“不客气“结尾，嗓音要清晰，音量在适中，语速要恰当，通过声音在对方心里树立良好的形象。打电话是为了争取时间，提高信息交流的效率，因此交谈时词语达意简洁，语言清晰准确，以避免误听。　　★重要的第一声　　当我们打电话给某单位，若一接通，就使对方听到对方亲切、优美的招呼

3、声，心情一定会很愉快，使双方对话能顺利展开。在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。同样说：“您好，这里是XX“，但声音清脆、悦耳，吐字清晰，同让人听了不清晰、阴沉的声音，会给对方留下完全不同的印象。在电话中给人印象不佳，对方对你所在的单位也会有看法。因此要记住，接电话时，应有“我代表企业的形象“的意识。　　★要有喜悦的心情　　打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱

4、着“对方看着我“的心态去对待。　　★清晰明朗的声音　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听“得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打彩；若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。　　★迅速准确的接听　　企业业务繁忙，一个办公定有时往往会有几部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话

5、，让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分焦急，你所在的企业会给他留下不好的印象。即使电话离自己很远，听到电话铃声后，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂“了一声，对方会十分不满，并留下恶劣的印象。　　★认真清楚地记录　　接听电话是用左手还是右手拿话筒呢？许多人会觉得奇怪，右手还是左手拿话筒有什么关系吗？当然有关系。对于大多数人业说应该是左手拿

6、话筒，而对于左撇子来说，应该右手拿话筒，这样做是为了便于记录。接听电话时需要记录的时候非常多，右手空着可以马上把电话内容记下来，即使需要查阅资料，空着右手也可以马上取出来。做好了的电话记录要整理好、保存好，不要随手丢弃。　　★随时牢记“5WH“技巧　　所谓“5WH“是指：①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的，对打电话，接电话都具有重要性。电话记录既要简洁又要完备，应掌握“5WH“技巧。打电话前要做好准备，把要说的内

7、容依照“5WH“排列清楚，避免拿起电话后不知所云，说了许久还不得要领。接电话时，要备妥备忘录，按“5WH“要求来记录对方讲话的内容，可避免遗漏或记一大堆废话。而影响迅速准确地得到十分周全的资料。　　★了解来电话的目的　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，企业的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来。委婉地探求对方来电的目的，就可不误事而且赢得对方的好感。　　★等别人把话说完　　接到

8、来往很久的客户电话，对方只说出自己单位名称，你并未经过确认，就自行判断对方要指名找谁，而将电话转过去，或者还没有把对方的话听完，就随便回答，会造成不必要的误解，如果能把对方的话听完，就不会发生这样的错误，这种失误不仅对对方失礼，也会造成时间的浪费，对方还会对这种说话的态度感到生气。　　★记好客户的姓名　　对常有电话联系的部门或客户，应正确记住对方部门和个人的姓名，有利于增加感情、扩大信任。　　★挂电话前的礼貌　　挂电话前为避免错误，应该重复一次电话中的重要事项，再次明确目的之后，向对方说声：谢谢