秘书的角色定位

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（浅论）秘书的角色定位摘要：当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色定位。关键词：角色 角色定位 培养   对于秘书这个词，目前还没有一个明确的表述，但民间却有着各家之说。狭义的秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。了解秘书职责，注重培养秘书的角色定位，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。（一）秘书角色定位的概念秘书角色定位是指基于角色知觉对秘书在社会组织中扮演角色的衡量和确定。秘书角色定位因指向的不同而包括两方面的内容：一是个体自身的角色定位，二是组织或领导对秘书角色的定位，这种定位更多以角色期待和组织具体的角色规范呈现。一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色定位是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆”这就贬低秘书工作，工作性质误判；秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书的工作。因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的职业素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色定位更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，定位正确的角色，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。（二）秘书角色定位的过程秘书的角色定位是一个动态发展的过程。随着秘书角色的持续扮演，在秘书与角色情境不断碰撞与互动的过程中秘书通常要经历角色知觉、角色初始定位、角色冲突、角色再知觉、角色再定位等反复循环的五个环节。1、秘书的角色知觉 秘书的角色知觉指的是秘书对其承担角色在组织中所处的位置、其社会地位以及由此规定的职责的认识和判断。秘书的角色知觉不只作用于秘书对规定性内容的认识，通常在进入组织具体担当这一角色时，秘书必然需要思考这些问题：组织或领导需要我做什么；角色赋予我什么；我在组织中处于怎样的位置、占有怎样的地位；我应该做什么等等。秘书角色的定位不但包括对常规性内容的认识，也包括对特定任务及情境下秘书角色的衡量与确定。然而，实际应用中对特定任务及情境的角色知觉往往容易不加区别地被常规工作中形成的惯性思维所取代，角色行为也往往表现为惯性使然的行为，从而导致角色偏离。因此在特定任务及情境下对秘书角色加以衡量与确定时一定要注意防止惯性思维，形成不同任务不同情境下秘书应起不同作用有不同角色表现的意识。2、秘书的角色初定位秘书的角色初定位，是秘书基于初步的角色认知，结合组织常规的工作情境，对其承担角色的组织地位、职责内容、行为规范等基本内容的初步确定。每个人遇到的工作、扮演的角色都不尽相同，就像世界升没有两片相同的叶子一样，就算相同的工作岗位，都需要从自身实际包括个性特征、知识能力素养，自身的兴趣爱好与职业理想来定位。这些都具有鲜明的个体差异性，所以自身实际切实地影响着秘书的角色定位，都是秘书角色定位过程的重要因素，无论是秘书对自身进行角色定位还是组织对特定秘书的角色定位都不可忽略秘书的自身实际。3、秘书的角色冲突角色冲突是指当一个人扮演一个角色或同时扮演几个不同的角色时，内心产生的矛盾与冲突。角色冲突大体可以分为两类：角色间冲突和角色内冲突。角色间冲突和角色内冲突。角色间冲突是指一个人所担任的不同角色之间发生的冲突。角色内冲突，是指同一个角色，由于社会上人们对其期望与要求的不一致，或者角色承担者本人对这个角色的理解的不一致，而在角色承担者内心产生的一种矛盾与冲突。自身期望的角色定位和现实的工作有一定的偏差，在现实生活中对事业满怀憧憬，面对的却是大量琐碎事务的秘书大有人在，秘书遭遇这种角色冲突是非常普遍的。4、秘书的角色再知觉秘书的角色再知觉指的是秘书来到企业，通过一定时间的角色互动后，对其承担角色进一步的认识和判断。秘书的角色再知觉受时间阶段、情境、个体主导的影响。是个体对不同阶段情境下角色的认识和判断。5、秘书的角色再定位秘书角色再定位是秘书角色再知觉的必然结果。经过对秘书角色认识与判断的进一步调整，秘书重新确定自己在组织中的位置、应发挥的作用、工作的职责等。从而完成秘书角色的再一次定位。在定位的时候，要考虑到自身能力的问题，在工作中要不断的学习充实自身，角色的定位应该有次序的，要一步一个脚印，在定位的角色不一定要优于之前的角色，最重要的就是还要根据情景、岗位、自身素质来定位。 （三）秘书角色定位应注意的角色与情景规则（不同的舞台、不同的角色需求）1、分析常规环境，定位角色通过对秘书所服务的特定的组织和特定组织具体的工作环境的分析，把握环境对秘书的角色规定从而定位角色。2、分析特定关系，定位角色同一个角色在不同的关系中具有不同的角色要求。分析关系，定位角色，就是区分不同关系，确定秘书在特定关系中特定的角色位置，从而启用符合这个角色位置的行为模式。3、分析任务情景，明确角色任务分析情景，明确角色任务就是要求通过对时间、地点、事件的特性加以分析，把握特定任务情景下自身的角色职责与角色规范。（四）定位后的自我提升要对自身的能力进行不断地提升，要不断的修正对角色的认知，提升角色的能力，提升个人的素质、职业道德修养，培养多元化发展的角色，使秘书的角色知觉合理，角色定位更准确。（五）现代职业秘书应定位的几种角色概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：1、领导的助手。协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。2、领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助3、领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考,秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。4、政策活动中的纽带。在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。5、决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。 6、领导的资料库。秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。7、领导的随员和具体事务的组织者。秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。总而言之,一个秘书想要干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份及行为，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象，而秘书角色定位具有主观能动性能够驾驭其他心理活动的特殊功能。秘书角色定位是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色定位是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色定位并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能定位正确的角色，从而成为优秀的秘书工作者，塑造良好的秘书人员形象。