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1、论加强企业会计电算化档案管理马园园（西安美术学院财务处陕西西安710065）【摘要】本文分析了会计电算化档案管理存在的问题,提出了加强会计电算化档案管理的对策。要加强企业财务档案管理的基础设施建设；构建电算化会计档案管理与保存系统；建立严格的会计档案查阅、复制登记制度；加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。【关键词】企业；财务会计；电算化；档案管理会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点。会计档案也是企业档案的重要组成部分，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。会计
2、电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。如何管理好企业财务档案，怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,也是档案管理中所面临的一个重要问题。一、财务会计电算化档案管理存在的问题1、会计电算化档案管理内容不够完整目前大部分企业已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数财务部门定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文
3、档资料等。有的企业为了管理需要进行了会计软件升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。2、会计电算化档案自身存在的问题（1）机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。（
4、2）备份打印输出不及时。有些财务部门不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。（3）硬件设施未跟上。由于某些企业受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行
5、备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。3、会计电算化档案管理缺乏专门人员会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多企业比较重视专业业务的人才引进,对档案的管理不够重视。个别企业的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足企业对会计档案的信息需求。4、会计电算化档案管理制度有待完善目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计
6、电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多企业没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订企业会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,使得会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。二、加强企业电算化会计档案管理的措施电算化会计档案是电算化
7、会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。需要做好以下几方面工作。1、加强企业财务档案管理的基础设施建设软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档
8、案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性。2、构建电算化会计档案管理与
