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1、Go.Go……Oneself’sLife商务英文信函格式大全商务信函书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具.书信一般可分为商务信件或公函(Business LetterorOfficialCorrespondence)和私人信件(PrivateLetter)两大类.值得注意的是,英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别,应特别加以区分.英语书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等.下面我们将逐个进行介绍.商务信函信端(Heading) 信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期.一些正式信
2、函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等.西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等.信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅.用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起.若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角.商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种.从目前情况来看,前者更为常用.采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离.例如:(1)并列式16FuxingStreetHaidianDistrictBeijin
3、gPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,2004(2)斜列式(IndentedForm)16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,2004写信端时,先写发信人的地址,地点的名称按由小到大的顺序排列,然后是其它项目和发信日期.具体次序是:第一行写门牌号和街名:第二行写区名、市(县)名、省(州、邦)名,往国外寄的信,还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码,其后可写
4、上电话号码,最后一行写发信日期.如果写信人的地址是机关单位的名称,则将其作为第一行.如果写信人的单位没有门牌号码和街名,则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项.如果使用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾加句号.但当前的信件中行末大都不加标点符号,但在每行之内该用标点符号的地方,仍要用标点.第6頁，共6頁Go.Go……Oneself’sLife特别要注意的是,门牌号码和街名之间要加逗号.月份和日期之间不可用逗号.在西方国家,城市名称之后往往写有字母或数字(如
5、NewYork,103),表示城市的邮政编码.关于发信日期的写法,应注意以下几点:①年份应完全写出,不能简写.②月份要用英文名称,不要用数字代替.③月份名称多用公认的缩写式.但May,June,July,因为较短，不可缩写。 ④写日期时，可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等.但最好用基数词，简单明了.日期可有下列几种写法: ①Oct.20,2004 ②10May.,2004 ③3rdJune,2004 ④Sept.16th,2004 其中,①最为通用.2、商务信函
6、信内地址(InsideAddress,IntroductoryAddress)信内地址收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,也分并列式和斜列式两种,但应与信端的书写格式保持一致.其次序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行,例如:①并列式Ms.JoannaKerryPekingUniversity HaidianDistrict,100871BeijingChina②斜列式Ms.JoannaKerryPekingUniversityHaidianDistrict,100871BeijingChin
7、a 3.商务信函称呼(Salutation)对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号.称呼用语可视写信人与收信人的关系而定.给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:①对没有头衔的男性一般称呼Mr..Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是：Mr.或Mr. White,不可是：Mr.Phil.若称呼
