OA系统管理办法(试行)

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1、安阳中盈化肥有限公司办公自动化系统（OA）管理办法（试行）第一章总则第一条为健全安阳中盈化肥有限公司办公自动化系统（OA）管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的正常运行及信息安全，加强其维护管理能力，特制定本管理办法。第二条OA系统使用管理包括：用户管理、流程管理、系统功能需求管理、系统维护管理等。第二章部门职责第三条企管部为OA系统流程调整及变更的组织部门；行政部负责OA系统用户权限调整及变更的相关工作；仪表车间电信专业负责人为OA系统管理员，负责日常管理和维护工作，保证OA系统安全，为公司用户使用OA

2、系统提供技术服务。第三章用户管理第四条OA系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的调整等管理。第五条用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，该用户权限应随之变化，相关部门要及时提出用户权限调整申请，经行政部报公司领导审批通过后，交OA系统管理员办理。第六条OA系统管理员在接到申请表后两个工作日内完成相应的调整工作，将执行结果反馈申请部门或单位进行确认。第七条按照公司信息保密的要求，为防止因用户口令破解造成公司信息泄密、数据伪造、数据篡改等情况的发生，禁止OA系统用户使用缺省口令；口令组成建议采用大小写字

3、母、数字以及其它字符混合形式，用户口令长度要求在6位以上，系统关键业务用户（具有审批权限的业务用户）口令长度建议在8位以上，系统管理用户口令长度建议在11位以上。第八条口令的更换和保管由用户本人负责；新建用户必须更改初始口令，禁止将用户口令转借他人使用；如发现口令泄密现象，相关用户应立即更换口令。第九条为了保证日常工作的时效，要求每位员工每天要尽可能的保持OA在线，特殊情况下要保证每天至少登陆一次，查看自己的工作（“工作流--->待办工作”）办理情况。第四章流程管理第十条通用的管理流程，由公司企管部统一制定。新流程的创建：由申请使用的部门提

4、出实际工作需求，根据实际工作需求，画出流程审批的方框图，并附相应步骤说明（可参考附件1的表格样例），经企管部报公司领导审批通过后，交OA管理员按要求办理。同时企管部对申请稿存档，以备对照电子稿。第十一条OA系统流程：包括设备、材料付款流程；土建、安装（预付、进度、结算）工程款付款流程；合同审批流程；费用报销流程；发票入帐流程；借款申请流程等；1、设备、材料付款流程。必须先办理设备、材料付款预审批申请表，会签结束后，将审批申请表的PDF版本作为设备、材料付款流程附件（见附件：1）。2、土建、安装（预付、进度、结算）工程付款流程。必须先办理土建

5、、安装（预付、进度、结算）工程付款预审批申请表，会签结束后，将审批申请表的PDF版本作为土建、安装（预付、进度、结算）工程付款流程附件（见附件：2）。3、合同审批流程。必须先办理合同审批申请表会签结束后，合同管理人员将律师修改后的PDF版本转至经办人，经办人将合同PDF文本作为合同审批流程附件（见附件：3）。4、费用报销流程。申请报销人员新建并填写费用报销单，查看流程转交办理情况，当流程发至财务审核时，需要携带正式发票到财务部交专职人员审核。财务人员审核通过后，经后续各级流程审批，最终转交财务专人打印网上审批单据，并粘附发票财务入账（见附件

6、：4）。5、发票入帐流程。同费用报销流程（见附件：5）。6、借款申请流程。直接按流程审批即可(见附件：6)。第十二条OA流程应按照“减少环节、提高效率”的原则进行。流程的调整，由发起部门填写“OA系统流程调整申请表”（见附件：7），经审批（公司流程的调整需经过相关部门会签）通过后，交由OA系统管理员进行调整流程。第五章系统功能需求管理第十三条OA系统管理员根据用户在OA系统使用中发现的系统功能缺陷等问题，应及时联系软件开发商予以完善解决。第十四条用户根据工作需要新增系统功能的，需要填写OA系统用户权限调整申请表，经审批通过后，由OA系统管理

7、员联系软件开发商进行开发解决。第六章系统维护管理第十五条OA系统的系统维护管理主要是指OA系统的调整及变更、系统故障处理、系统数据备份等维护工作。第十六条OA系统调整及变更是指根据业务需求或系统运行的要求，通过日常运行服务支撑对在用系统的软硬件及其承载网络进行调整及变更，包括系统的硬件调整，停机检修，软硬件配置参数调整，操作系统和中间件软件、数据库软件、应用系统软件的版本升级、补丁加载以及批处理操作等；对于经公司立项进行的系统升级改造，按照有关规定执行。第十七条OA系统管理员负责办公系统调整及变更的实施，要求严格按照实施方案的步骤操作，并对

8、操作进行记录和确认。第十八条OA系统数据严格执行备份制度。备份内容包括OA系统和邮件系统全部数据及程序。备份周期为每日备份和每周备份。每日备份主要是将OA系统和邮件系统全部数据及