浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则

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1、浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则1范围本细则规定了省直单位纸质档案数字化的主要技术要求。本细则适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本细则的引用而成为本细则的条款。GB/T17235.1－1998信息技术　连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/Tl7235.2－1998信息技术　还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/Tl8894－2004　电子文件归档与管理规范DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范3

2、术语和定义下列术语和定义适用于本细则。3.1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.3数字图像digitalimage10表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续

3、函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3.4黑白二值图像Binaryimage只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。3.4连续色调静态图像continuous-tonestillimage以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3.5分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。3.6失真度distortionmeasure对档案进行数

4、字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3.7可懂度intelligibility数字图像向人或机器提供信息的能力。3.8图像压缩imagecompression消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(LZW)、JPEG等压缩格式。3.9 标记图像文件格式TaggedImageFileFormat（TIFF）10一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值

5、、灰度及彩色模式下的图像存储。3.10 联合摄影专家组JointphotographicExpertsGroup（JPEG）一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。4纸质档案数字化基本要求4.1数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。4.2基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库

6、、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4.3过程管理加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，同时建立起完整、规范的记录。5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。5.1目录数据准备10按照《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。5.2拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应

7、拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。5.3区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是：无关和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。5.4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。5.5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。5.6装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订

8、。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不掉页、左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。6档案扫描6.1扫描方式6.1.1根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。106.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。6