电子档案归档内容和要求

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1、昆明市建设电子文件与电子档案的归档内容、要求及管理办法一、总则二、术语三、基本规定四、电子文件的代码标识、格式与载体五、建设电子文件的收集与积累六、建设电子文件的整理、鉴定与归档七、建设电子档案的验收与移交八、建设电子档案的技术要求和质量要求九、建设电子档案的管理一、总则1.0.1为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与

2、电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。返回目录1.0.2本办法适用于我市建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。二、术语2.0.1建设电子文件在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。返回目录2.0.2建设系统业务管理电子文件建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划

3、、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。2.0.3建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准

4、备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。2.0.4建设电子档案具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。2.0.5真实性电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。2.0.6完整性电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。2.0.7有效性电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2.0.8元数据描述电子文件的背景、内容、结构

5、及其整个管理过程的数据。2.0.10迁移将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。三、基本规定3.0.1建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理。3.0.2建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门应负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并按照相关规定定期向城建档案馆（或县市区城建档案室）移交建设系统业务管理电子档案。返回目录3.0.3在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交中，建

6、设单位的工作应符合下列规定：1对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向城建档案馆移交工程电子档案。建设工程电子档案具体由三个部分组成：建筑（市政）工程电子档案、综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。2在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；3收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；4组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；5收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；6在组织工程竣工验收前，提请城建

7、档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；3.0.4勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案馆应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。3.0.5对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。3.0.6建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利

8、用过程中电子文件及其著录数据、元数据的