如何提高会议的效率

《如何提高会议的效率》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、高效会议大多数企业的重要决定都是在会议中制定的……人们感到花在会议上的时间越来越多……开会的频率越来越高,可效率……您会开会吗？调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议往往居于首位。本课程学习的目标了解为什么要提高会议的效率会议的作用与反作用怎样计算会议的成本学习怎样提高会议效率充分的会前准备明确的会议角色及职责会议常见问题及对策实用的会议记录开会!!!开会可以…大家面对面沟通汇总交流信息达成共识公平分派工作但开会也可以…分割工作时间增加开支众口不一，议而不决因耗时而加班耽误重要工作或客戶高效率的会议创造价值低效率的会议徒增成本会议的作用与反作用1.会议的直接成本会议的直接成本=场地费+设

2、施租用费+与会者差旅费会议成本的计算2.会议的时间成本时间成本=与会人数×(准备时间+差旅时间+会议时间)×与会者平均时薪3.效率损失成本未及时接听重要客户的电话带来的生意损失未能解决突发事件造成的停工停产……开会要有技巧!会议种类按人数团体一对一按方式面对面会议电话会议视频会议按目的宣讲发布集思广益讨论决议处理突发事件团队例会怎样才能让会议更有效率？会前准备1.明确会议目的2.确定召开的必要性3.选择会议方式4.选择合适的时间地点(如在公司外要评估场地)5.邀请适当的参加者6.预约参加者7.准备相关资料8.预先设想可能的冲突9.发出会议通知和议程10准备会议所需器材文具11检查表明确举

3、行会议的目的宣讲发布集思广益讨论决议处理突发事件团队例会确定召开的必要性只开必要的会优先考虑一对一的会议选择会议方式面对面会议电话会议视频会议选择合适的时间地点08:00-09:00与会者的发言欲望还没被唤醒,对提议的分析及回应不积极09:00-10:00业务会谈的最佳时间10:00-12:00或13:00-15:00适合集思广益15:00-17:00最好不安排会议应与所有与会者事先沟通,选择一个合适的时间应根据会议的不同类型选择合适的时间除非有必要，一般会议尽量不超过一小时会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方如是公司外会议要事前评估场地(路途,大小,设施,设备,服务)邀请适当的参

4、加者对达成决议至关重要与议题有直接关系愿意提供意见和建议相关议题的专家和经验人士预约参加者提前一周通知与会者会议时间预约的同时,讲明会议的主要目的，以便与会者有充分的时间考虑。准备相关资料收集核对提前发放发出会议通知与议程会议通知应为书面的并包括:邀请理由会议目标应准备材料会议议程设计应:明确各议题所预计使用的时间明确各议题负责人最好有固定格式的议程表以避免遗漏会议中的角色会议主持人营造和谐融洽的会议气氛按照议程主持会议及时总结讨论内容引导发言者解释令人困惑或产生争议的发言内容响应请求对临时议程进行管理减少与议题无关的争辩与讨论保持中立的态度会议记录者及时请发言人解释令人困惑的发言适时对

5、要点做出总结以协助讨论进行向各与会者确认会议记录中的行动计划整理并及时分发会议记录会议参加者会前确认议程表。对自己负责的议题充分了解并提供资料给其他与会者。在会议中主动分享经验和提供建设性意见。事先了解其他与会者对议题的观点,找出可能存在的反对者，并预先与其协商.会议中的常见问题会议中的常见问题会议未准时开始：1、如果主持人未准备就绪而使开会延后，主持人的信任度将大打折扣；2、如果与会者不守时，若此人不是攸关决议的人,最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次开会都延时，那我也没必要准时到”未按照预定的时间进行讨论:1、防止话多且思路发散的与会者占用太多时间；2、若不得不延长重要议

6、题的讨论时间，则应考虑修改议程。会议中的常见问题离题、闲聊：原因：1.议程设计不够紧凑2.讨论当中有更吸引与会者的话题对策：1.每个议题讨论告一段落时，即时归纳总结，并宣布进入下一个议题。2.适时打断与议题无关的话题会议中的常见问题没有结论：原因：“缺乏归纳总结的能力”，即在议题转换时没能将已有的结论做系统的归纳。对策：主持人应时时注意将新意见与讨论过的内容进行整合，把各种意见中一致和不一致的的部分做比较。必要时可以打断发言.会议中的常见问题缺乏议程设计或开会目标：合理的议程设计是高效会议的开始。在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生偏离议题、无结论等问题.所以紧凑合理的议程规划非

7、常有必要。会议中的常见问题没有会议记录：会议记录者的角色非常重要,其对会议进程的把握起着相当大的作用；若没有会议记录,某些重要建议或结论就有可能被遗漏；若没有会议记录,会议中已被讨论过并已达成共识的内容就有可能被重复讨论。会议中的常见问题会议记录会议记录的组织与整理：言简意赅地记述与会者的讨论重点；工作分派及完成日期要与所有与会者确认并记录无误；会议记录的内容：开头列明:会议名称、会议目标、主持人姓名、缺席及出席人员名单；会议中达成