日常文书管理的工作技巧

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1、日常文书管理的工作技巧.局办秘书处.一、阅文送呈技巧收发员收到文件后，需要明确文件情况，然后采取不同办理方式。大体上要了解下面几种情况：（1）了解文件夹内容，拟发分发意见；（2）清楚紧急程度，如是急件，应做急件传阅处理；（3）掌握机密程度，确定阅读范围；（4）会议通知明确会议的时间地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印同时进行的办法处理。1、拟办批示请示、报告等在送领导批示前，办公室负责同志必须对请示报告中提出的问题拿出初步意见供领导参考。（1）拟办批示前弄清下列情况：须明确文件讲的什么事情；文件提出的问题，是否需要办理，什么时间完成，

2、有什么特殊要求；文件内容是何人何部门主管；文件的内容与何人何部门有关系；文件的内容需要何人何部门了解；文件的缓急要求以及机密程度等。（2）拟办意见。“拟办意见”的标准是力求简要明确，阅批对象准确。其形式经常碰到的有以下几种：①“请××、××同志阅”。此件就是请某领导同志或经办同志阅。②“请常委（或一把手或领导班子）传阅”。说明此件事涉及面较广，必须使有关领导及经办同志了解情况。6③“请××同志阅示。”明确此件要办理或需作传达贯彻。某领导同志阅后必须提出办理或贯彻执行的意见。然后本身，或转有关部门、有关同志去执行。④“请××、××同志阅示。”此形

3、式此件存查。说明文件属一般性质。办公（秘书）部门知道此事即可。不必传阅、办理。一、批办文件的技巧（1）批办必须在认真阅读文件的基础上，针对来文提出的问题及要求，确定处理的原则和方法，有拟办意见的，要表明是否同意，有何补充或纠正的意见，不可轻易签署“同意”、“阅”，而且更不可轻易划个圈、打个勾了事。（2）批办要及时，选择承办部门要准确，不能多头批送，以多代准，以免造成责任不清，互相依赖，影响文件的及时处理。（3）批办领导人要在批示意见后面签上自己的姓名和日期。姓名要确定是全名，不要只写一个姓。防止重姓时不易辨认。日期要注明年、月、日，至少要注明月

4、、日，不要只写一个日子，紧急而又重要的文件，批办时还要规定时限，注明批办的月、日、时、分。（4）批办意见要写在“文件处理单”的“批办意见栏”内通常不要写在文件的天头或页边上，更不要写在文件夹左侧装订线以处或左侧空白处，方便文件的保存。书写时要用钢笔、毛笔或专用圆珠笔，而不要用铅笔或一般圆珠笔，以保持字迹牢固。字迹要清晰可辨，不要模糊潦草，以致日后难辨。6一、组织文件传阅的技巧1、分送传阅2、集中传阅3、横传（又称“接力式传阅”）4、回传5、专传专传由专人将传阅文件送给有关领导同志审批的过程。而这种传阅方式只有在两种特殊的情况下采用：一是特急件，

5、二是绝密件。须明确的是指定执行专传任务的人应是头脑清楚，办事谨慎的秘书工作人员，他的职责要求他严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处，坐等领导同志阅完后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式的优点是减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，避免费时误事。而且又可以缩小知密范围，确保文件的绝对安全。二、拟稿的技巧1、党务与政务事宜要分别行文，请求性公文更应如此属政府方面的工作，如需请示上级机关时，都必须以行政名义向上级主管机关呈请；属党务方面的工作，如需请示上级机关时，则应以党务名义向上级党委呈请。同时批复

6、等下文公文，也应遵循这个原则。应注意的是党务与政务事宜不要混一起行文，也不要交叉行文，特别是行政机关不能向下级党委机关指令性公文。如果在行文中党政不分，势必得转来转去，误时误事。61、要一事一文公文的形成是以实践中提出的问题为根据的，有一件事就行一个文。等到几件事情一起行文时，就会耽误时间。尤其是各个机关或部门，其业务都有一定分工，如果一份文件中涉及到几个不同类别的问题，处理起来则必然要涉及几个机关或部门，转来转去或等来等去，就会贻误工作。2、主题要明确撰写一份文件要解决什么问题，怎样解决，都需要非常明确而又具体。公文的主题明确，既便于工作于受

7、文机关处理，也有利于行文机关预期目的的实现。因此，主题明确非常必要的，对于请示来说则尤为必要。但有的请示的主题却很不明确，上级机关阅后悟不出文中到底有些什么要求，自然也就无法处理，对发文机关的要求更无从满足了。3、标题要醒目（1）标题要规范化。即说，公文的标题构成要包括行文机关名称、公文内容和公文名称等三要素，不应随意简化。（2）文题要相符。公文的标题要与其内容相适应，使人一看标题便知其内容。如文题不相符，收文机关在百忙中便容易处理错，使行文的目的不能尽早实现。（3）题意要准确。标题给人们的概念应是完整的，准确的，不能模棱两可，让人们去猜测。如

8、果标题题意不准确，就会造成无法让人立即了解公文的内容，不便于迅速处理的后果。4、行文要有新内容61、公文内容要符合现实（1）要符合客观实际。这主要是针