采购流程制定、规范及设置方案

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1、采购流程制定、规范及设置方案一、背景资料：北京天堂伞业制造有限公司成立于2001年，是一家专注于生产各类中高档洋伞的企业，公司现在生产的广告雨伞的主要品种有：直杆伞（直骨伞）、折叠伞（缩骨伞）、高尔夫伞、礼品伞、太阳伞（沙滩伞）、帐篷、钓鱼伞、儿童伞等。特殊的雨伞品种有：直骨自动开收伞、三折自动开收伞、夜光伞、帽伞、情侣伞、拐杖伞等。产品远销欧美、日本、澳洲、中南美及非洲地区，是中国较大的出口雨伞生产基地之一，在行业中被誉为“制伞专家”。公司本着“以质量求发展，以信誉求生存”的理念，面向国内外客户，以

2、提供优质广告雨伞为根本目标，一路坚持。与此同时，在服务上不断改进和完善，以严谨的作风、专业的操作、过硬的质量、合理的价格、永恒的信誉，为客户提供尽善尽美的服务。企业的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理销售副总经理采购部生产部仓储部采购主任审核员采购员1、采购部门的背景：北京晨光文具公司采购部是该企业生产部下属部门之一，受企业管理，采购公司所需物资，保证生产经营活动持续进行，具有很重要的、不可取缔的作用。2、采购部门的职责：（1） 掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。（2） 会同库

3、管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。（3） 根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施。（4） 汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。（5） 选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。（6） 组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。（7） 建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。（8） 进行市场寻价，采购所需物资。（9） 采购物资的报验和入库工作。（10） 采购过程中的退、换货工作。（11） 采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。（12） 做好保密

4、工作。3、采购部人员设置及职责：采购部人员设置：设主任1名、审核员1名，采购人员若干。采购部门的组建方式如下：采购部A物料组如:辐条B物料组如：防雨布C物料组如：辅料3.1采购部主任的工作职责：（1）、提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。（2）、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。（3）、指导并监督下属开展业务，确保公司物资的正常采购量。（4）、监督参与物资采购的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。（5）、认真监督检查各采购

5、员的采购进程及价格控制。(6）、新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作。并对其进行合格评审，保证供应商的合法性。(7)、及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低采购成本。(8)、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来负责采购工程管理制度的适时修订和并负责对外解释；（9）、拟定部门工作计划和目标；（10）、主持采购工程中心日常工作；（11）、定期对合格供应商的质量、服务进行考核；（12）、考核部门员工工作绩效

6、并进行内部监督；3.3审核员岗位职责： （1）协助组织评审合格供应商和考核合格供应商；（2） 负责审核所有订购单的采购价格、质量及供应商的资质；（3） 监督本部门采购流程的实施，不参与采购具体，不直接与供应商发生关系；（4） 协助组织采购或工程的招标、评标工作；（5） 监督、协调采购部工作人员的工作（6） 审核本部门的报帐工作；3.4采购员岗位职责：(1)、主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。(2)、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货

7、比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。(3)熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。(4)按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；(5)及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。(6)严格执行公司各项

8、财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。(7)服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。4、采购工作流程：①下单：1）.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。2）.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量， 单价，金额，计划到货日期。3).采购审核员根据具体情况进行定单审核4)