活动准备流程

活动准备流程

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1、市场活动企划案及流程范例市場部2004/7/11一、前言说明:本公司目前拥有五十个分公司,亦不断的拓展业务版图,为了能使各分公司市场相关人员在举办活动前期,能快速的完成企划工作,故由总部市场部以分公司常举办的市场活动为例,规范标准流程,以加速总部与分公司间的沟通!本企划案的目的有三:一、是尽可能放很多实例或范例二、是提供分公司实用的想法和写法。可以就当地市场的需要来套用三、是提供举办市场活动的标准流程及表格二、市场活动的定义:市场活动的首要目的是增加销售机会,销售更多的产品给更客户并销售给更多的人!另一重要目标是加深品

2、牌的知名度、美誉及忠诚度活动类型可分为:1.增加销售机会活动a)展会b)企业见面会c)促销说明会….2.会员增值活动a)商务大使面对面b)采购团见面会…..3.增加品牌知名度活动a)新闻发布会b)媒体见面会c)大型研讨会d)论谈4.内部激励活动a)销售奖励大会…b)五一大会三、活动流程策划:无论是那一类型的活动,都需经过四个大步骤活动企划活动准备活动执行结案评估撰写一份活动企画案应该要注意以下原则,我们用简单的图表来表示,如下图所示:八项共同的重要原则1.What(做何事、何目的、何目标、何主题)2.Howtodo(如

3、何做、如何让人相信是可行的)3.Howmuch(要花多少钱)4.When(何时做;时程计画安排)5.Who(何人做;组织配置、人力分配、)6.Where(何地做;单一地区、多地巡回..)7.Why(为什么这样做,对我们的好处是什么?)8.Evaluation(作了以后可以产生那些活动效益)考虑完以上的因素后,就可着手进行市场活动企划案,大致的步骤如下:1.企划案的主题设定9.执行完毕,随即检讨分析,作为下一次活动的经验累积,并提交结案报告8.展开执行7.向总部提出申请,修改定案6.询求合作伙伴或活动资源5.展开内部会议

4、讨论并做修正4.提出可行方案及创意好点子3.先架构出活动纲要项目2.界定问题、明确问题活动结束分公司撰写“活动企划案”及活动相关表格,提出活动申请。此申请须在活动举办前至少15天提出。参考后页说明:活动企划案会后收尾工作。撰写展会、会议总结报告,提交总部备案。报销费用。工作任务分组会前工作准备分公司填写“活动流程表”、“参会嘉宾名单及行程表”、撰写新闻稿,并提交总部市场部。总部审批分公司根据活动申请的内容着手准备,填写“时间进度表”、“任务分配表”,“物料清单”,并提交总部市场部。四、活动准备流程图:五、范例:范例一:

5、新产品新闻发表会企划案壹、本计划案的项目小组及分工a)来宾接待组:负责来宾邀请及确定出席名单;现场接待及报到b)媒体接待组:负责媒体邀请及确定出席名单;新闻稿准备;c)硬件场地组:计算机/投影机/灯光音响…等设备安排及装设d)舞台总控组:总召集人是活动进行中最高指挥者,掌控舞台上流程进行的节奏、活动进行前执行彩排,舞台上若有临时状况则依照实际状况判断协调及调派工作e)行政财务组:行政工作支持(或各部门工作任务分配)貳、新产品上市新闻发布会流程(40分钟以内)a)开场演出(考虑产品性质及预算)b)主持人开场白(准备主持人

6、讲稿,见后页范例)c)总经理致词d)来宾致词e)介绍新产品-功能与特色/价位/预计销售量….f)现场画面展示(是否有表演或仪式?)g)与记者询答(Q&A)h)散会(自由访谈)參、新闻发布会地点:XXX饭店XX厅肆、新闻发布会时间:X年X月X日X时伍、记者邀请名单a)电波媒体:电视/电台b)平面媒体:报纸(财经版、消费版、IT专业版…)、杂志c)网络媒体陸、客户或贵宾邀请名单柒、现场布置物及场地配置设计(见后页范例:场地配置尺寸图)捌、另外于会后或其它时间安排媒体专访本公司总经理:□□财经商业杂志/□□财经报纸(事前与媒

7、体沟通深度采访议题,并协助采访者准备内容)玖、发布会资料袋及资料内容准备壹拾、预算提报(参考附件:预算表)壹拾壹、工作时间进度表(参考附件:时间进度表)壹拾貳、结语及活动效益评估(范例:场地配置图)(范例)新闻发布会主持人提示讲稿日期Date:xxxx年x月x日(二)14:-00-15:00主持人:xxx小姐/先生时间内容活动内容13:50-14:00*提示活动即将开始,邀请长官及来宾就位….*媒体就位14:00-14:10表演节目:ShowTime:*表演团体为活动揭开序幕1410-1415主持人开场HostOpen

8、ing*主持人简单自我介绍。*欢迎长官、贵宾以及媒体朋友参与活动。*活动主轴及主题介绍1415-1418介绍与会贵宾IntroduceVIP当日再确认出席名单(注意职称及名字的正确性)1418-1421总经理致词Speeches*准备演讲稿1421-1430来宾致词VIPSpeeches*上台顺序及名单(注意职称及名字的正确性)1

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