Outlook应用指南(2)——日程安排技巧

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1、Outlook不仅能收发电子邮件，还可以帮助我们安排日常的工作和生活。在“日历”窗口中，我们可以记录每天的日程安排和工作中的大事小情，Outlook“日历”就像是一位贴身秘书，会自动提醒我们接下来将有哪些事要做！以下给大家介绍一些Outlook“日历”的相关功能和操作技巧。1.如何安排好每天的工作“约会”就是我们在“日历”中安排的一项活动，工作和生活中的每一件事都可以看作是一个约会。在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新建约会】命令，或者直接单击工具栏上的“新建”按钮，即可创建一个“约会”事件。在“约会”对话框中输入

2、约会事件的主题、地点和时间等信息。当所有的资料都已输入完毕后，单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，新的约会事件就建立好了。如果你想在约会事件发生前得到Outlook的提醒，可以在对话框中选中“提醒”复选框，并能设定多久前发出提醒声音和信息。针对周期性发生的约会事件，我们可以使用Outlook中的“定期约会”功能，建立一个周期性重复的约会。单击工具栏上的【重复周期】按钮，在“约会周期”对话框里，可以自定义定期模式。你需要确认约会事件发生的时间，并设定约会事件定期循环的起止日期。2.创建和发送会议邀请Outlook“日历”中的一个重要功能就

3、是创建“会议要求”，我们不仅可以定义会议的时间和相关信息，还能邀请相关同事参加此会议。在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新会议要求】命令，或者单击工具栏上的“新建”按钮，选择【会议要求】这一项，即可创建一个“会议”。创建会议要求的一个重要环节是确定参会者，我们可以点击【收件人】按钮，从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源，也可以直接写参会者的电子邮件地址，多人之间仍用分号分隔开。另外，如果你公司的后台有OfficeSharePoint作为协作平台，还可以点击【会议工作区】按钮，创建一个用于会议团队协作

4、的会议工作区。我们在安排会议的时候，经常很难确认各位参会者是否都有时间参加会议。打开“会议”对话框中的“计划”标签，里面会以图形的形式为你展现每一位参会者的时间安排。要注意的是，实现此功能的前提是每一位员工需要将自己的工作日历共享出来，才能供项目组成员随时查看。最后，我们点击工具栏上的【发送】按钮，这封会议邀请就会以Email的形式发送到每一位参会者的邮箱中了。3.接受会议邀请在收到会议邀请的邮件以后，单击界面上方的【接受】按钮即可接受此会议。另外，我们还可以根据实际情况选择【暂定】或【谢绝】，向会议组织者说明原因并回复，甚至还能建议

5、新的会议时间。无论接受、暂定或拒绝会议邀请，我们都可以选择将响应发送给会议组织者。如下图所示，会议组织者会收到系统自动发送的邮件，将说明我已经接受了邀请，参加此会议。一旦我们接受了会议邀请，邀请邮件就会自动删除，并且在Outlook“日历”中可以看到此会议的条目已经自动添加进去了。4.如何标识重要日程？方法一：用颜色区分约会或会议的类别及重要程度在“日历”视图中右击约会或会议的条目，在【标签】子菜单中可以选择某一类颜色。在Outlook中，不同的标签颜色可以代表不同类型的内容，你可以把它理解为是一种针对内容的虚拟分类方式。Outloo

6、k中一共有10种不同的颜色类别，你可以在刚才用到的菜单中执行【编辑标签】命令，按照你的意愿，对不同的类型进行重命名。方法二：自动为特定的会议添加颜色标签Outlook允许我们设定规则，为满足条件的约会或会议自动套用相应的颜色和格式。首先需要在“日历”视图中单击鼠标右键，选择【自动设置格式】命令。在“自动设置格式”对话框中单击【添加】按钮，键入名称，然后单击【条件】按钮，指定套用指定标签颜色的条件。5.我想使用不同时区的时间外企的同事常常需要协调和安排世界多地的工作和会议，由于可能会处于不同的时区，真是很麻烦！Outlook支持附加时区

7、的添加，我们可以在保持当前主时区不变的前提下，使用不同时区的世界。执行【工具】菜单中的【选项】命令，单击【日历选项】按钮，打开“日历选项”对话框。单击右下角的【时区】按钮，打开“时区”对话框。在“当前时区”选项区域中的“标签”文本框中可输入“北京”，在“时区”下拉列表框中选择相应的选项内容，选中【显示附加时区】复选框，并在该选项区域中分别设定需要的标签名称和时区，即可为你的Outlook添加第二个时区。OK!搞定!新添加的时区将显示在Outlook的“日历”视图中。需要注意的是，只有“天”视图和“工作周”视图支持双日历的显示。本文出自

8、51CTO.COM技术博客