《文档的高级操作》PPT课件

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1、第6章文档的高级操作文档的高级操作包括利用模板和样式快速设置文档格式，对文档编排一些特殊的版式和格式，在审阅文档时添加批注，以及修订文档等。本章内容提要使用样式使用模板特殊排版方式审阅文档6.1使用样式在Word中编排一些格式繁多的文档时，经常使用样式来快速调整或统一文档的格式。6.1.1认识样式样式是一系列格式的集合，我们可以对文档中的段落或文本应用系统内置或用户自定义的样式，从而快速调整文档格式；此外，由于修改了某个样式后，所有应用该样式的内容会自动进行相应的格式修改，因此利用样式还可以快速统一文档格式；除此之外，利用样式还可辅助提取目录。在Word2003中

2、，样式有两类：一类是字符样式，一类是段落样式。字符样式：只包含文本格式，如字体、字号和字形等。可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。段落样式：既包含了文本格式，又包含了对齐方式、缩进、行间距、边框和底纹等段落格式。段落样式可以应用于一个或多个段落。6.1.2应用内置样式与自定义样式在Word2003中，系统为用户提供了多种内置样式，如“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些内置样式，还可以根据需要自定义样式。应用系统内置标题样式创建的自定义样式在文档中应用自定义样式6.1.3管理样式如果预设或创建的样式不能满足要求，

3、可以根据需要在此样式的基础上进行修改，此外，还可将不需要的样式从列表框中删除。修改样式后，应用该样式的段落会自动进行更新若要删除样式，只需单击该样式右侧的按钮，在展开的列表中选择“删除”项。需要注意的是，只能删除自定义样式，而不能删除系统自带的样式6.2使用模板所有的Word文档都是以模板为基础创建的。模板决定了文档的基本结构，如页面设置、样式设置等。例如，在Word中创建的空白文档就是基于系统自带的Normal.dot模板创建的，该模板的纸张大小为A4纸，还包含了“标题1”、“标题2”和“正文”等样式，其中“正文”样式的字体为宋体、5号字，段落格式为两端对齐。N

4、ormal模板默认安装在C:DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹中。若要安装新模板，只需将模板文件拷贝到该文件夹下即可。若要删除不必要的模板，只需删除该文件夹下的相应模板文件即可。6.2.1使用模板创建文档Word2003为用户提供了许多常用的模板，如信函和传真、报告和出版物等，应用这些模板，可以使用户轻松创建出各种专业性极强的Word文档。根据实际情况输入相应的信息6.2.2创建模板用户可以把经常重复使用的文档结构（如页面、页眉页脚设置和自定义的样式等）以模板的形式保存下

5、来，待需要使用时，只需使用该模板创建文档即可。设置模板文档的页面格式创建需要的样式将文档保存为模板基于公文模板创建文档6.3特殊排版方式在编排报刊、杂志时经常要使用一些特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式和分栏排版等。6.3.1分栏排版分栏排版是报刊和杂志中常见的一种排版方式。利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，并且可以灵活地控制栏数、栏宽和栏间距。设置分栏后，Word中的正文将从最左边的一栏开始逐栏排列。对全部文档设置分栏。若要对文档的部分内容分栏，则选中要设置分栏的文本，再选择分栏方式即可设置分栏后选择“一栏”项，可取消分栏效果

6、“分栏”对话框中各选项的意义如下：选择“一栏”，可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式。选择“两栏”、“三栏”选项，可将所选文本分成等宽的两栏或三栏。选择“偏左”或“偏右”选项，可以将所选文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等宽栏。如果要设置3栏以上的不等宽栏，需在“栏数”编辑框中设置分栏的栏数。选择分栏的样式后，在“栏数”编辑框中可设置栏数。选中“分隔线”复选框，可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更明显。在“宽度和间距”编辑框中可设置每一栏的栏宽以及栏间距。选中“栏宽相等”复选框，可将所有的栏设置为等宽栏。在“应用于”下拉列表中：选中“本节”，将本节设成多

7、栏版式。选中“插入点之后”，将插入符之后的文本设为多栏版式。选中“整篇文档”，则对文档全部内容应用分栏设置。利用“分栏”按钮为文档分栏设置等长栏6.3.2首字下沉首字下沉的排版方式在报刊和杂志中也很常见，首字下沉通常用于文档的开头。它是将段落开头的第一个文字或若干个字母变为大号字，并以下沉或悬挂方式显示，从而美化文档的版面样式。6.3.3中文版式在编辑文档时，某些版式是中文所特有的，如标注拼音、带圈字符和字符合并等。为此，Word2003专门提供了这些功能。1．拼音指南在编排小学课本或少儿读物时，经常需要编排带拼音的文本，这时可以利用Word2003提供的“拼音指

8、南”来快速