《文档的高级应》ppt课件

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1、第7章文档的高级应用7.1邮件合并7.2目录的使用7.3宏的使用7.4域的使用7.5典型实例——制作目录小结过关练习七7.1邮件合并在日常工作中，有时需要处理大量的报表和信件。这些报表和信件的主要内容是基本相同的，只是具体数据有所变化。为了减少工作量，提高工作效率，Word为用户提供了邮件合并功能。所谓邮件合并是指将一个文件中的信息插入到另一个文件中，将可变的数据与一个标准文档相结合，从而创建另外一个新文档的过程。7.1.1创建主文档主文档就是信函的主题部分，包括在各邮件中保持不

2、变的文字、图形和格式，例如套用信函中的寄信人地址或称呼语。创建主文档的具体操作步骤如下：（1）启动Word2007，新建一个空白的Word文档。（2）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择相应的选项，例如选择“信函”选项，在Word文档中创建主文档如图7.1.1所示。7.1.2创建数据源数据源包含合并文档中所需的信息。用户可以指定一个已经存在的数据库或表作为数据源，也可以创建新的数据源。创建数据源的具体操作步骤如下：图7.1.1主文档（1）在“邮件

3、”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉列表中选择“键入新列表”选项，弹出“新建地址列表”对话框，如图7.1.2所示。（2）在该对话框中单击“自定义列”按钮，在弹出的如图7.1.3所示的“自定义地址列表”对话框中进行相应的设置。图7.1.2“新建地址列表”对话框图7.1.3“自定义地址列表”对话框（3）新建的地址列表如图7.1.4所示。在“新建地址列表”对话框中单击“确定”按钮，弹出“保存通讯录”对话框，如图7.1.5所示。图7.1.4新建的地址列表图7.1.5“保存通信录”对话框

4、（4）在该对话框中设置数据源的保存位置和名称，单击“保存”按钮保存数据源。7.1.3合并文档合并文档的具体操作步骤如下：（1）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择“邮件合并分步向导”选项，打开“邮件合并”任务窗格（一），如图7.1.6所示。（2）在该任务窗格中选中“使用现有列表”单选按钮，单击“浏览”按钮，弹出“选取数据源”对话框，如图7.1.7所示。图7.1.6“邮件合并”任务窗格（一）图7.1.7“选取数据源”对话框（3）在该对话框中选

5、择创建好的数据源，单击“打开”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图7.1.8所示。图7.1.8“邮件合并收件人”对话框（4）在该对话框中进行相应的设置后，单击“确定”按钮，返回到“邮件合并”任务窗格（二），如图7.1.9所示。（5）在该任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（三），如图7.1.10所示。图7.1.9“邮件合并”任务窗格（二）图7.1.10“邮件合并”任务窗格（三）（6）在该任务窗格中单击“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框，如图7.1.

6、11所示。（7）在该对话框中单击“插入”按钮，在主文档中插入合并域，合并域名被“《》”括起来，效果如图7.1.12所示。图7.1.11“插入合并域”对话框图7.1.12插入合并域效果（8）在“邮件合并”任务窗格（三）中单击“下一步：预览信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（四），如图7.1.13所示。（9）在“邮件合并”任务窗格（四）中单击“下一步：完成合并”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（五），如图7.1.14所示。图7.1.13“邮件合并”任务窗格（四）图7.1.14“邮件合并”任

7、务窗格（五）（10）设置完成后，邮件合并的效果如图7.1.15所示。图7.1.15邮件合并效果7.2目录的使用在书籍和许多文档的编辑中，目录是不可缺少的。目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码，以便用户快速找到需要阅读的文档内容。7.2.1创建目录在默认情况下，Word提供3级目录供用户使用。创建目录的具体操作步骤如下：（1）将光标定位在需要创建目录的位置。（2）在“引用”选项卡中的“目录”组中的“目录”下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框

8、，打开“目录”选项卡，如图7.2.1所示。图7.2.1“目录”选项卡（3）在该选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在目录中的每个标题后边显示页码并右对齐。（4）在“制表符前导符”下拉列表中选择一种分隔符样式。（5）在“常规”选区中的“格式”下拉列表中选择一种目录风格；在“Web预览”区中即可看到该风格的显示效果。（6）在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题层数。（7）单击“选项”按钮