《报告撰写六原则》PPT课件

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1、讲师：吴建芬报告撰写六原则案例抢先看这样的报告你能读懂吗？位于芜湖的生产基地完全可以安排额外的员工，但是长期以来车间主任都认为从其它地方调来的员工不大好管理。我们可以保留原来的生产区域，然后把闲置的场地转租出去，这样公司就可以获得一笔额外的收入。无论如何，这个场地的租约将在两年后到期，我们正在就续签租约的问题进行谈判，如果成功的话，我们在续约期间内就可以随时终止租约。员工们不希望去芜湖或武汉工作。他们知道公司正在考虑迁址的问题，他们不希望被调到重庆，更不用说让他们去芜湖或武汉工作了。武汉还能安排额外的发货人员，但是芜湖目前无法安排更多的发货人员。位于湖南的油

2、库目前销售的石油产品的数量不断下降，我们不得不考虑是否应关闭这个油库。位于上海和江苏的油库每年的销售量分别达1千万升和1千2百万升，但是位于湖南的油库每年的销售量下降到仅7百万升。我们把石油产品从河北运往湖南要耗费一笔成本，而有时同一批油又被从湖南销售给位于河北的客户。所以，实际上我们要支付两笔运输成本，但是只成交了一笔生意。……我们是否也存在同样的困惑？？？内容繁多，却不明所以，资料繁多，不知选择哪些数据或者资料，报告的层次多，无法有效体现逻辑和重点，报告内容应分为几个部分组成？……报告撰写六原则写明目的分门别类结构合理通俗易懂可读性强编排报告1.明确报告

3、目的写明报告目的看下面这段报告表达的是什么意思？“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都会更方便，唐克利福德也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”“约翰·科林斯来电话说他3点钟不能参加会议。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但10﹕30以前不行，唐克利福德的秘书说，唐克利福德明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”亲爱的雪莉：还记得上个星期六的下午吗？我跟我的男朋友在公园里玩，然后你过来了，他告诉我，在

4、我去买饮料的的时候，你约了他去看音乐会。还有，星期天你去我家，午饭时，我妈妈给你做了一道金枪鱼沙拉，你说：“这是我吃过的最难吃的沙拉。”昨天，我的小猫抓你的腿时，你踢了它，并威胁她要放你的狗巨人咬它！……………………。露西明确以下报告涉及的主要目的及内容：1、某款手机上市报告2、月度/年度个人工作总结报告3、为员工购买下午茶的申请4、员工满意度调查报告“写明报告目的”2.将报告要点分门别类从大量、无序的信息…………到有清晰的结构蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油酸牛奶乳酸饮料纯味酸牛奶果味酸牛奶纯牛奶2.将报告要点分门别类蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油酸牛奶乳酸饮料纯味

5、酸牛奶果味酸牛奶纯牛奶设想一下您要撰写一份介绍你们公司情况的报告，这份报告将提交给某个对你们公司一无所知的人。请您想一想可以把报告要点分成哪些不同的种类（多多益善）。练习：下面是员工座谈会部分内容，请试着分类练习：1、饭堂用餐太贵了，比外面的评价快餐价格高1-3块/份；2、宿舍的家具很多都坏了，报修后至少2天才能得到维护；3、车间休息区域的椅子太少，集中休息的时候总是不够用；4、中午吃饭的时候是排队排很久，而且总是有人插队；5、夏天天气炎热，但我们车间风扇太少，又热又闷；6、同一个宿舍的人员班次不一，夜班的总是吵到白班的；7、我们班组有一个同事老是找我茬，与

6、我吵架。案例学习：如果让你写一份工作总结报告，你认为目的是什么，你会如何组织，归类要表达的信息？示例：营运中心三年规划分析报告主题记下确定好的每一个要点对所有的要点进行分组汇总删掉那些无关的或者重复的内容2.将报告要点分门别类-情况（Position）；-问题（Problem）；-方案（Possibilities）；-建议（Proposal）。3.组织报告结构3.组织报告结构情况制热系统年代过久问题夏天闷热，冬天受冻，维修费用过高方案修修补补全面维修更换设备建议办公区域更换设备，车间检修管道3.组织报告结构练习：文件内容4Ps江宁区域目前销售的产品数量不断下

7、降，且下降幅度高于其他任何一个区域我公司一共设置了2个生产基地，56个销售区域我们在苏北工厂设置了超出标准1.5倍的人员，但产能却只有预定目标的90%目前阶段要提高销售额主要依靠两种方式：一种提高均价，另一种提高产品销量重庆现在正大规模招商引资，所以新厂选址在那里可以享受税收优惠政策大部分员工都住在市区，上下班路途时间较长是他们遇到的主要困难之一3.组织报告结构练习：文件内容4Ps江宁区域目前销售的产品数量不断下降，且下降幅度高于其他任何一个区域问题我公司一共设置了2个生产基地，56个销售区域情况我们在苏北工厂设置了超出标准1.5倍的人员，但产能却只有预定目

8、标的90%问题目前阶段要提高销售额主要依靠两种方式：