《常用公文格式》PPT课件

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1、常用公文格式与基本写作方法2010年8月13日一、公文主要结构用语、主文结构内容及主题词标引（一）公文主要结构用语1、开头用语用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。2、结尾用语为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。3、过渡用语为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。4、经办用语经、已经、业经、现经、兹经、责成、办理、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。5、称谓用语第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。（二）公文主文结构内容公文主文

2、结构，是指除公文格式之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。公文的主文部分一般包括标题、正文、结尾三部分。1、标题（1）规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务（2）灵活式A二部分：一是发文机关＋文种二是事由＋文种三是“转发+始发机关及原通知标题”Ｂ一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性2、正文（1）主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的常不写）（2）正文内容A原由：一是依据：情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹；文件：

3、常用“根据…”，往往是一句话；意义：议论,常用“是…”；作用：常用“将使…”。二是目的：常用“为…”。在实际写作中,原由部分可省略，或省略依据、目的之一。B事项：（内容多而重要的分条列项，或用小标题形式表达）①并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。可以单独省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用并列句式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。②递进式一般写的是公务的、纵向的、

4、动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能不断加强，充分说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意：公文习惯运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。3、结尾（也可不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。（三）主题词标引注意事项在公文主题词标引中应注意以下四点：1、必须熟悉公文主题词表。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的

5、标注。2、必须认真审研公文内容。不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。3、结合文章。把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。4、遵守如下标注规则。（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。（3）标引注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。（4）用词数量一般不少于3个，最多

6、不超过5个。（5）明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。（6）掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。二、公文主文结构范例（一）请示1、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。主要用于：（1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；（2）工作中遇到需经上级批准方可办理的事情；（3）超出本部门职权，或涉及多个部门

7、和地区的事务，请上级予以指示。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见和反映情况的内容。区别如下：（1）时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；（2）内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；（3）要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，仅供上级参考。2、请示的写法请示按请示目的分类，可分为批准性请示和呈转性请示两类。（1）批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批

8、准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，随即概括地写出请示事项。复杂