《常用公文格式》PPT课件

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1、常用公文格式与基本写作方法2010年8月13日一、公文主要结构用语、 主文结构内容及主题词标引(一)公文主要结构用语1、开头用语用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。2、结尾用语为要(盼)、特此通知(报告、函告)等。3、过渡用语为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。4、经办用语经、已经、业经、现经、兹经、责成、办理、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。5、称谓用语第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。(二)公文主文结构内容公文主文

2、结构,是指除公文格式之外的公文核心部分。这一部分的写作,是公文写作的难点。公文的主文部分一般包括标题、正文、结尾三部分。1、标题(1)规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种――用于重要、庄重的公务(2)灵活式A二部分:一是发文机关+文种二是事由+文种三是“转发+始发机关及原通知标题”B一部分:只有文种――常是不大重要的公务,带周知性2、正文(1)主送机关(面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的常不写)(2)正文内容A原由:一是依据:情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等;常用“目前…”类时间状语;简介人物及事迹;文件:

3、常用“根据…”,往往是一句话;意义:议论,常用“是…”;作用:常用“将使…”。二是目的:常用“为…”。在实际写作中,原由部分可省略,或省略依据、目的之一。B事项:(内容多而重要的分条列项,或用小标题形式表达)①并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。可以单独省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用并列句式。要求重轻有序:重要的放在前边,依次类推。②递进式一般写的是公务的、纵向的、

4、动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能不断加强,充分说明问题。在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意:公文习惯运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。3、结尾(也可不要)常见有:一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。(三)主题词标引注意事项在公文主题词标引中应注意以下四点:1、必须熟悉公文主题词表。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的

5、标注。2、必须认真审研公文内容。不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。3、结合文章。把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通,便能找出适当的主题词。4、遵守如下标注规则。(1)主题词不一定是一个完整的意思,不考虑语法上的结构,不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系,只是将各个词依次罗列出来。(2)坚持用词“宜宽不宜严”的原则,如果没有确切的主题词,可用相近的词或上位词代替。(3)标引注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中,要按“属概念在前,种概念在后”的秩序排列。(4)用词数量一般不少于3个,最多

6、不超过5个。(5)明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方,抄送范围的上方,也就是注释域或特殊说明域以下,抄送机关标识域以上。(6)掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字,用黑体字顶格加冒号,其后为主文。主文不使用标点符号,每个主题词之间空出一个字的位置。二、公文主文结构范例(一)请示1、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。主要用于:(1)在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;(2)工作中遇到需经上级批准方可办理的事情;(3)超出本部门职权,或涉及多个部门

7、和地区的事务,请上级予以指示。请示和报告既有相同之处,又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见和反映情况的内容。区别如下:(1)时间有别。请示跟报告相比,时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写的情况是已做过的,属于过去时;(2)内容的侧重点有别。请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;(3)要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,仅供上级参考。2、请示的写法请示按请示目的分类,可分为批准性请示和呈转性请示两类。(1)批准性请示内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批

8、准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分,常是导语式的,要扼要地讲明请示的背景和根据,随即概括地写出请示事项。复杂

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