《办公事务实训》PPT课件

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1、办公事务实训教学计划目标：20学时熟悉办公礼仪，掌握基本办公能力，能够处理日常的行政事务；了解公文的基本格式，掌握请示、报告、通知、会议记录、会议纪要、简报等几种常用文书的写作方法；能够使用打印机、复印机、传真机等几种常用的办公设备。教学计划内容：一、办公礼仪二、公文写作三、办公设备使用工作情境朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多。该公司计划于9月底召开新产品的大型客户咨询洽谈会。more工作任务公司派办公室主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，所有任务由此展开……四人一组，设总经理1名、办公室主任1名、秘书2名。考核办法：课堂工作+实训报

2、告+考勤角色导入四人一组，虚拟成立一家公司，并为公司命名。设总经理1名、办公室主任1名、行政秘书和外联秘书各1名。今后的实训都在自己的公司环境里完成。考核办法：成果展示工作步骤1、设计会议筹备方案；2、发布会议通知；3、准备文件材料；4、布置会场；5、会议接待；6、会议记录；7、完成会议纪要。Tip1:会议筹备方案会议筹备方案（参考模板）.docTip1：会议筹备方案方案的制定：1、确定会议主题2、确定会议的时间、地点3、确定会议规模4、确定会议议程5、确定会议文件和材料的准备6、确定会议组织机构（会议筹备组）、并进行分工会议筹备方案关于第六点的补充说明：1、大中型

3、会议的筹备，一般需要组建会议筹备机构，可分为以下几个小组：会务组、秘书组、后勤组、宣传组、财务组、保卫组。2、将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内排出进程时间表，并对各项工作事务标明操办人，以便各负其责。3、要具体、有序、分工明确、责任到人，拟定的各项工作要切合实际需要，可操作性强；4、办公人员拟定好的会议筹备方案，必须经领导修改、审核、签批后，才能作为正式的会议筹备方案。会议筹备方案序号时间任务操办人主管备注1×月×日召开筹备会议办公室×××2×月×日制发会议通知秘书组×××2×月×日准备会议文件、资料秘书组×××3×月×日布置会场、安排座次会务组×

4、××4×月×日音响、照明、通风、空调测试后勤组×××5×月×日清理分装代表文件袋宣传组×××……注：时间安排要合理、分工要科学、操办人和主管的选择要与其工作性质一致。工作任务分工：任务以小组为单位，拟定本次会议的筹备方案，要求方案明确具体、内容有序，责任到人。参考：会务工作.pptTip2：会议通知会议通知一般要写清楚以下10个问题：召开会议的根据、原因会议的名称会议的主持单位会议的内容和议程会议的起止时间会议的参加人员会议的地点、报到日期及具体报到地点对与会人员的具体要求举办单位的联系地址和电话一些会议通知都附带回执，以便于会议组织者确认会议通知通知发出注意事项：

5、为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员、以示郑重。会议通知可用多种方式发出，例如，先发电子邮件，再通过电话确认。同时不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的地铁、公交等交通工具线路。会议通知写法：１、标题；2、通知对象；3、正文；4、署名和时间。会议通知写作的注意事项1内容准确，措施具体。2讲求时效。3语言简洁明了。任务根据会议内容，拟写一份会议通知（带回执）通知

6、（模板）.doc电话礼仪接电话的礼仪：1、“铃响不过三声”原则2、拿起电话应先自报家门3、电话用语文明礼貌，注意音量、语气、语调4、记录重要信息5、通话完毕后，应等对方挂机后，再轻轻地放下电话，以示尊重思考：如何代接电话？电话礼仪打电话的礼仪：1、选择适当的时间和空间2、首先自报家门3、电话内容要简明、扼要4、通话完毕应道“再见”，轻轻放下电话思考：遇到中断的电话怎么办？参考：接打电话.pptTip3:文件材料的准备拟定会议日程表、签到表，打印相关文件材料。打印机、复印机、传真机的使用会议日程表的制作会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排，一般采用简短的文字表格形

7、式，将会议时间分别固定在每天上午、下午，使人一目了然。会议日程以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的依据。注意：如果遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面××协会专业技术研讨会日程表2007年9月6－7日日期时间内容地点9月6日（星期二）8：00－9：00报到、领取会议材料燕京饭店一层大厅9：00－9：30××领导致辞燕京饭店五层会议厅9：30—11：30××同志报告燕京饭店五层会议厅11：30－12：30午餐燕京饭店餐厅14：00－17：00××同志专业技术讲座燕京饭店五层会议厅签到表的制作会议名称××××研讨会主办单位××