《公文文书电子》PPT课件

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1、第二章公文管理第一节公文的概念与分类一、公文的概念公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文的分类（一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类三、常用公文文种（一）国家行政机关公文文种1、命令（令）；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；1

2、0、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要（二）机关其它常用文书1、规章制度类文书；2、计划类文书；3、总结类文书；4、简报类文书；5、合同类文书；6、记录类文书；7、讲话类文书第二节公文的格式与稿本一、公文的格式（一）公文的结构公文眉首、公文主体和公文版记（二）公文的排列型式（三）公文的印装要求二、公文的稿本（一）草稿（二）定稿（三）正本第三节公文处理一、公文处理工作内容（一）发文的办理（二）收文的办理（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退（五）其他各种有关公文处理的事务二、公文处理工作的基本原则与基本要求三、公文办理

3、工作程序（一）发文办理程序1、草拟；2、审核；3、签发；4、复核；5、缮印；6、校对；7、用印；8、登记；9、分发（二）收文办理程序1、签收；2、登记；3、审核；4、拟办；5、批办；6、承办；7、催办；8、注办四、公文日常管理的有关规定第四节公文整理一、公文整理的含义及整理原则（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（二）公文整理遵循的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围和保管

4、期限（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度）（三）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点2、要保证归档公文材料的齐全完整3、加强登记，熟悉家底4、国家有关公文整理的一些规定联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。三、公文整理方法（一）案卷级公文整理方法1、公文立卷方法运用公文主要特征立卷按照问题特征按照时间特征按照责任者特征按照公文名称特征2、公文立卷操作程序运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内

5、公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。（1）检查、调整卷内文件检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。（2）排列卷内文件排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。（3）卷

6、内文件编号有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。（4）填写卷内文件目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（8）装订（三孔一线）卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1京财预[2004]5号市财政局市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函2004.1.2012京档[2004]2号市档案局市档案局关于申请增加2004年行政经费预算的函2004.1.533……………………4－9卷内备考表本卷情况说明立卷人张三_________检查人李四____

7、______立卷时间2005.2.10__（6）拟写案卷题名责任者－内容－公文名称（文种）北京市档案局、市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函等（7）填写案卷封面北京市档案局市直处（综合类）北京市档案局关于2004年度档案执法检查的通知、总结等自2004年4月至2004年8月保管期限短期本卷共4件20页归档号540（二）文件级公文整理方法1、适应范围:只针对文书档案2、“件”的界定“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件