义工服务记录填报须知

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1、附件二2015年義工服務記錄填報須知「義工運動參與機構」的責任1.所有已登記的「義工運動參與機構」〔下稱(參與機構)〕，有責任於每年年初向「推廣義工服務督導委員會」〔下稱(委員會)〕申報上年度的義工服務資料，以便委員會掌握最新義工服務統計數字，以制訂有關推廣義工服務的政策及安排嘉許有傑出表現的義工及機構。2.委員會相信各機構會以誠實、合理及負責任的態度填報所有義工服務資料。計算年度3.年終服務記錄截算是指申報年度由1月1日至12月31日期間，參與機構的義工服務時數及相關資料。新登記的參與機構可追溯同一年度在正式登

2、記前的服務資料，但不可超越該登記年份。遞交辦法4.參與機構必須透過義工運動網的機構戶口呈交已核實的完整服務記錄，並需自行備份。委員會秘書處〔下稱(秘書處)〕將不會發還所有提交的資料。亦不會接受參與機構使用其他方法遞交服務記錄(即非透過義工運動網的機構戶口呈交)。遞交須知5.2015年年終義工服務資料須於申報年度2016年2月2日前遞交。每一個參與機構只須透過義工運動網(www.volunteering-hk.org/tc)的機構戶口呈交一次性完整服務資料，當中包括參與機構義工服務統計及獎項/嘉許狀提名，以便秘書處

3、直接取得資料作統計及印製嘉許狀。如依時遞交，參與機構將可於2016年4月30日前領取有關嘉許狀，但以秘書處最後通知作準。16.參與機構如因事未能依時填報，必須於2016年2月2日前以書面形式提出申請，並於2016年4月30日前申報。如申請獲得批准，參與機構將可於2016年7月底領取有關嘉許狀，但以秘書處正式通知作實。未有提出逾期遞交義工服務記錄申請的參與機構，相關之獎項提名將不獲接受。2015年度的義工嘉許狀，將於2016年4月30日後完全停止接受推薦。如提名機構提供的資料不完整或有錯漏，亦將會影響領取嘉許狀的日

4、期。7.若參與機構轄下有多個服務單位，參與機構負責人必須統籌轄下單位的服務記錄，並整合為一份服務記錄，透過參與機構戶口在網上遞交。工商機構注意事項8.工商機構義工隊必須填報機構義工服務統計內的「工商機構附加資料」，否則將不能角逐『最高服務時數獎(私人團體)』的獎項。9.工商機構如擁有子公司或附屬公司，可考慮以母公司的名義統一填報及提交年終義務工作資料。如機構採用這個統一填報方法，則該子公司或附屬公司便不可以再透過機構所屬的户口在網上遞交資料，以免重覆。家庭義工需知10.家庭義工需使用《家庭義工服務記錄冊》記錄家庭

5、義工服務時數。參與機構如提名家庭義工申領嘉許狀，必須為每個提名家庭填報家庭義工服務記錄冊的編號作參考，否則相關提名將不獲受理。修改已遞交的資料11.為完善溝通及避免誤會，參與機構若需要更新已在網上遞交的資料，必須以電郵致函covs2@swd.gov.hk或致電21163417通知秘書處處理。12.秘書處會按參與機構提交的資料編印嘉許狀。除特殊情況外，秘書處不會接受任何更改或修訂，故請確保所提交資料的準確性，並向被提名的義工解釋嘉許狀不能更改的規定。213.秘書處保留拒絕簽發嘉許狀予未能遵守相關規定的參與機構或個別

6、義工的權利。確認收妥義工服務記錄14.參與機構在義工運動網完成呈交服務記錄後，網上會顯示確認收取的訊息。並以電郵方式通知貴機構在網上所遞交之相關資料，參與機構亦可隨時瀏覽義工運動網上的機構戶口，以參閱相關服務記錄。獲發嘉許狀15.在2016年2月2日前提交完整服務記錄資料的參與機構，約可於2016年4月30日前獲發相關的嘉許狀，秘書處會發信通知參與機構領取。領取期約於2016年9月底結束，逾期未領取的嘉許狀將會被銷毀，亦不會補發，敬請留意。隨機抽查核對義工服務記錄16.參與機構在遞交資料時，無需提交個別義工的服務

7、記錄証明。但為了確保有關嘉許制度的可靠性及一致性，秘書處會隨機邀請參與機構提交申領嘉許狀的義工詳細服務記錄資料，如義工服務記錄冊副本或相關服務記錄副本，以作核實用途。敬請參與機構合作及自行保存2015年度的義工服務記錄至2016年12月31日為止。17.秘書處保留詮釋以上各項須知的權利。*****社會福利署推廣義工服務督導委員會秘書處2015年12月3