《文档控制》PPT课件

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1、庚寅虎年HappyNewYear2010第三章Word文档控制技巧李朝辉启动word时不自动新建空白文档Word的快捷方式上右击-属性-快捷方式在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入”/none“启动word时自动打开最近使用过的文档Word的快捷方式上右击-属性-快捷方式在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入”/mfile1”同时打开多个文档同时选中多个要打开的文档，按回车在word中打开多个文档在“打开”对话框中，选中多个文件，按回车快速打开不在同一目录下的多个文档在“资源管理器”中打开相应的文件夹，选中要打

2、开的文件拖拽到任务栏的word图标上，出现“+”时释放鼠标再打开其他文件夹，用同样地方法即可同时控制多个文档窗口对多个文档窗口同时进行最大化、最小化（或还原）或关闭多个文档按住ctrl，用鼠标点击任务栏上要进行窗口操作的文档按钮，点右键，在快捷菜单中操作编辑时自动保存工具-选项-保存-自动保存时间间隔注意：内存小的机器，间隔时间不能太小，否则，影响文档编辑进度需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来档中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢

3、？自动保存会存储你上次最后一次手动存档到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的档，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。减小文件容量方法1：使用“另存为”。“保存”只将修改的信息存入文档，会使文件的容量越来越大。方法2：取消快速保存。工具-选项-保存-快速保存去掉。（如果内存小，不应取消此项）快速保存：alt+shift+f2改变word文档的默认保存路径工

4、具-选项-文件位置文档-更改同时保存所有文档方法1：按住shift，文件-全部保存方法2：按住shift，单击工具栏上的“保存”按钮在同一文档中保存多个版本有时希望能够将修改前后的稿件的进行对比，此时可以使用“版本”来实现这一目的。在写一个文档时，总是会做一些改动，如果不希望所做的修改将最原始稿覆盖掉，就可以使用版本来做。在同一文档中保存多个版本方法1：文件-另存为-工具-保存版本在版本备注中输入该版本的说明信息方法2：文件-版本如果要在每次编辑后都自动保存一个版本，选中”关闭时自动保存版本“，以后需要某个版本只需到对话框中

5、选择即可。02-28员工备忘录_版本.doc打开不同版本的文件每次打开文档时会自动打开最新的文件版本。若不想使用最新的版本也可以：文件-版本，选择想要打开的文件版本。一次性关闭打开的所有文档方法1：按住shift，文件-全部关闭方法2：利用全部关闭按钮（添加全部关闭按钮）添加“全部保存”和“全部关闭”按钮工具-自定义-命令“类别”中选“文件”，找到“全部保存”和“全部关闭”选项，拖拽到文件菜单下任务栏中只显示当前文档工具-选项-视图取消“任务栏中的窗口”去掉word的智能菜单功能智能菜单的功能即单击菜单标签时只显示最近使用过

6、的菜单命令，需单击弹出的下拉菜单最下面的箭头按钮或用鼠标指针在下拉菜单上稍作停留才会显示该菜单标签下的所有菜单命令。但该功能有时反而会降低工作效率。工具-自定义-选项选为“始终显示整个菜单”彻底关闭word的任务窗格工具-选项-视图清除“启动任务窗格”设置智能剪贴板的快捷键工具-自定义-工具栏-键盘在“类别”中选“编辑”，在“命令”列表框中选中”editofficeclipboard”在“请按新快捷键”中按下想要的快捷键（如ctrl+g）单击“指定”当需要粘贴最近剪切过的内容时只需按ctrl+g即可在任务窗格中显示最近24次

7、剪切或复制过的内容，单击要粘贴的内容即可。可以一次性复制或移动多段文档内容到其他文档中快速恢复word的默认界面工具-自定义-选项-重置菜单和工具栏惯用数据-是快速恢复word的默认设置关闭word进入word程序的默认模板所在目录（templates)，将normal.dot改名，重新启动word，其所有设置与界面恢复到刚安装后的状态改变wod默认的字体格式文件-页面设置—文档窗格-字体设置，然后在其中设置字体、字号颜色等删除文档打开的历史记录工具-选项-常规清除“列出最近所用文件”让word文档自动翻页方法1：使用“自动

8、滚动”工具-自定义-命令；“类别”中选”工具”；在“命令”中选“自动滚动”，将其拖到工具栏单击该按钮，注意观察方法2：使用滚轮鼠标按下滚轮鼠标的中键（滚轮）快速浏览长篇文档的内容快速浏览内容较多的文档的大致内容通常报告前面大多需要有摘要，如果你使用word撰写报告的话，可以有效的完成此工作