试论现代秘书职能的三大转变

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1、试论现代秘书职能的三大转变20世纪80年代初，随着改革开放的深入和社会经济的发展，我国的秘书事业进入一个新的发展时代，秘书从业人员队伍不断壮大，并随着社会对高素质秘书人才的需求，秘书的职业教育从无到有，秘书理论、学术研究空前繁荣。经过30多年的发展，我国的现代秘书事业有了长足的发展和明显的变化。从传统的“传、帮、带”到现代秘书职业教育的迅猛发展；从传统秘书的低学历到现代秘书的专业化、精英化；从传统的秘书知识和能力的低层次到现代秘书知识、能力、技能等素质的极大提高；由传统的低效率手工操作到现代的高效率

2、办公自动化等等。在社会主义市场经济体制的不断完善及我国加入WTO、互联网飞速发展的时代背景下，秘书工作在面临着现代化的冲击与挑战的同时，其职能范畴和工作方式也须适应社会的发展需求趋势而不断地向智能性、参与性发生相应的转变。一、秘书的基本职能秘书工作的基本职能基本分为两种：办事职能与参谋职能。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研

3、究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来。1、办事职能1）步调一致办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节，秘书要在提高办事效率上下功夫，保持与领导的步调一致。2）明确职责秘书直接为领导工作服务，围绕领导工作需要展开。哪些工作秘书应该做，哪些事务秘书不该过问，哪些工作该怎样去做等。一般来说，秘书的基本工作有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等等。秘书

4、要善于从领导角度思考和处理问题，必须理解领导工作，一定要摆正自己的位置，明确自己的职责。秘书在工作中应充分发挥自己的主观能动性，但又不能超越自己的职责权限，给上司的工作造成被动。如何把握好这个主观能动性的度，的确是很微妙的。秘书是领导工作中对外交流沟通的中枢，遇到问题必须与领导取得联系，不能自行其是，自作主张。3）合理安排现代的领导他们工作的一个最大特点就是“忙”，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，避免在繁杂的事务中出现紊乱，影响工作效率，作为领导的助手，为领导合理安排工作是就显得尤为重要。现代

5、秘书的工作难，这个工作的合理安排上要花费秘书很大一部分精力。秘书的办事办的是一切同领导工作有关的日常具体工作，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。1、参谋职能秘书的参谋性贯穿于领导者决策的全过程，从决策前信息资料、理论法律依据的提供，到决策方案的可行性论证，再到决策的实施与反馈及修正，秘书都要提供全面的辅助性服务工作。1）决策制定决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策

6、的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是具体地利用信息；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。从领导者产生决策意向进行决策制定准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行。秘书应作为领导的“参谋”必须要做好调查研究和信息收集工作，协助领导审时度势，把握事物发展规律，抓住时机，适时决策。秘书要协助领导者思考决策意向与客观环

7、境条件是否相符，需要取得的决策成果与可能取得的预期成果是否大体相近，为了获取满意的决策成果有哪些途径可供选择，怎样的途径是最为有效快捷的选择等等。对此项决策应提出什么特别创新型的建议。2）决策实施领导者作出决策之后，秘书必须必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。在此过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用，通过办文、办会、办事和信息沟通，一旦发现执行者对决策的不理解、误解或偏见，可以立即进行疏导、宣传，更重要的是建议领导者对容易产生疑

8、点、误解或歧义之处，执行者难以理解之处，要加强宣传力度，以便尽快获得执行者的认同。一、现代秘书职能的三大转变在科技飞速发展的现代社会，企业面临的问题会越来越多，企业领导的决策也会变得逐渐复杂，领导决策的风险相应的变大，领导决策已从经验决策转变为科学决策，而要使决策科学化，就需要充分发挥参谋部门的作用，依靠集体的力量和智慧。秘书作为领导的左右手,由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等,在辅助领导决策的过程中有着重要的作用。在这样的背景条