现代秘书的辅助管理职能分析(二稿)

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1、现代秘书的辅助管理职能分析现代秘书的辅助管理职能分析内容提要：现代秘书是为管理系统领导和领导集团提供综合性服务的助手。秘书的辅助管理作用,与领导及系统的活动效应之间,关系直接而密切。本文着重从现代秘书辅助管理职能的范围、特点、影响因素分析以及强化辅助管理职能的方法等,对秘书辅助管理职能进行了分析。一、何为现代秘书辅助管理职能（一）现代秘书与传统秘书的区别“现代秘书”是相对于传统秘书而言的，传统秘书是指以文字写作、文书处理及其它事务性服务为主要工作内容的秘书，其职能范畴大多停留在抄抄写写、跑腿、办事、打杂这样一

2、个层面。而现代秘书在传统秘书工作范畴的基础上，进一步加强了秘书的辅助管理职能。在发挥辅助管理职能时，主要是以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理、辅佐决策为根本内容。也就是说，随着社会的发展，现代秘书的职能定位已发生转移，已由传统的“笔杆子”、“综合服务人员”提升为“辅助管理人才”。（二）现代秘书辅助管理职能包括哪些内容。14现代秘书的辅助管理职能分析秘书辅助管理职能，就是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案，到对确定的方

3、案贯彻执行的整个过程中，秘书所起的帮助和辅佐的作用。主要包括：1.辅助领导者获取并利用信息。作为领导的近身参谋助手，秘书要为领导者有效获取利用信息，进行适当的信息沟通、排除信息沟通障碍等，以便领导者准确、全面、有效地利用信息进行领导和管理活动。比如，作为高速公路运营管理企业的秘书，应为领导收集整理国家有关高速公路的政策、同行业运营情况以及下属单位工作动态，便于领导全面把握并利用这些信息。2.辅助领导者进行决策准备、实施和评估。在领导实行决策前，秘书应广泛收集各相关方面的参谋、建议和要求，听取群众意见，并根据领

4、导的指令和意图，确定调研提纲，组织力量，选配人员等。在决策形成中，秘书应协助领导草拟、收集和提供备领导选择的多种可行性方案，参与分析、评估，参与对初步方案的论证，并提出修正建议，完善决策方案等。在决策效果评估时，秘书应总结决策方案实施过程中的经验和教训、成绩和不足，作为拟定新决策的依据，对于遗留问题和有待完善之处，秘书还可建议领导采取补救措施，将损失降到最低限度。3.辅助领导者进行督促检查。即秘书应14现代秘书的辅助管理职能分析在领导者的主持下，按照领导确定的督促检查内容和目的，及时发现管理活动中的失调现象，

5、提出督促检查建议，检查实施情况，督促办理，反馈实施信息等。4.辅助领导者处理信访事务。即秘书协助处理信访事务时，及时将重大、复杂、难以解决的问题直接反馈给领导者，使之得到统筹解决。同时，将具体的、看起来细小的、管理归属不清的事情进行归口分流，使之得到妥善处理。5.辅助领导者进行随机协调。即秘方在辅助管理等业务活动中，随机发现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系。或受命于领导者，去处理随机出现的失调问题。二、现代秘书辅助管理职能的特点（一）范围的综合性秘书辅助管理职能范围的

6、综合性是由秘书活动的综合性特点决定的。因为秘书是领导与系统各职能方面的中介桥梁，领导综观全局，秘书自然要与领导相应，领导视野所及，秘书的视野及辅助指向，也应随之所及，这样才能保证及时有效地为领导提供辅助管理服务。（二）职能的受限制性秘书是为领导服务的，是从属于领导者的，这一特点决定了他们的全部活动，包括辅助管理活动必须紧紧围绕和依据领导的决策管理意向进行，14现代秘书的辅助管理职能分析不得脱离或违背，更不能自行其是。秘书所提供的信息与建议，只能起辅助作用，供领导选择、参考。也就是说，秘书的辅助管理职能具有突出

7、的受制性特点，这也是秘书工作被动性的突出反映。（三）作用的随机性秘书同领导近身相处的职能条件决定了秘书可以随机地为领导提供综合服务，包括辅助管理服务。秘书可以就管理问题，随时向领导进行补充或复述，以至进行谏诤。即领导同秘书直接贴近、密切相处的职能关系，产生了秘书随机发挥辅助管理职能作用的特点。三、现代秘书发挥辅助管理职能的必要性和可行性（一）现代秘书发挥辅助管理职能的必要性1．现代领导所承担的工作责任和面临的工作环境要求秘书人员能提供高质量的辅助服务。领导的核心职能就是决策，而科学的决策是一项高智能的工作，往

8、往面对的是复杂的问题，要运用专门的决策方法，要形成多种方案并从中抉择，仅仅靠领导个人或少数几个人，是难以把决策工作做好的，这就要求秘书提供决策上的支持工作，辅佐领导的整个决策过程。秘书的辅助是领导工作的必然需求，是领导决策及其实施中不可缺的有机组成部分。        14现代秘书的辅助管理职能分析2.面临日趋激烈的竞争，领导需要秘书发挥辅助管理职能协助其实现组织的目标。现代社会竞争日趋激烈，领导决