《EXCEL数据处理》-第06章

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1、第6章数据的排序与筛选【本章知识点】Excel数据库表格样式与特点Excel数据库功能及其局限性Excel中多关键字的排序操作定义自定义排序次序三个排序函数的应用自动筛选的功能实现高级筛选及条件区域设置《EXCEL数据处理》电子教案2中国水利水电出版社本章目录6.1EXCEL数据库表格及其功能说明6.2数据的排序6.3数据排序操作的应用技巧6.4数据的筛选小结习题《EXCEL数据处理》电子教案3中国水利水电出版社6.1数据库表格及其功能所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。在Excel

2、中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。《EXCEL数据处理》电子教案4中国水利水电出版社6.1.1Excel数据库表格样式及其特点Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。《EXCEL数据处理》电子教案5中国水利水电出版社6.1.2Excel数据库表格遵循的准则在建立和使用Excel数据库表格时，用户必须遵循以下的基本准则：（1）一个数据库最好单独占据一个工作

3、表，避免将多个数据库放到一个工作表上。（2）数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。（3）避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。（4）避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。（5）字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。（6）条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。《EXCEL

4、数据处理》电子教案6中国水利水电出版社6.1.3Excel的数据库功能及其局限性应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。然而，Exce

5、l并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。《EXCEL数据处理》电子教案7中国水利水电出版社6.2数据的排序6.2.1排序的规则排序有升序或降序两种方式。所谓升序就是按从小到大的顺序排列，降序反之。排序时，必须首先确定排序的依据。以按升序排序为例，Excel使用如下排序规则：（1）数字按从最小的负数到最大的正数排序；（2）字母按照英文字母A～Z和a

6、～z的先后顺序排序。（3）在对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。（4）特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列：0~9（空格）!"#$%&()*,./:;?@[]^_`{

7、}~+<=>A~Za~z（5）在逻辑值中，FALSE（相当于0）排在TRUE（相当于1）之前；（6）所有错误值的优先级等效；（7）空格总是排在最后；（8）汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。《EXCEL数据处理》电子教案8中国水利水电出版社6.2.2采用工具按钮法对单个数字关键字

8、段排序按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列中任一单元格，而不用全选该列数据。这样排序之后，主要关键字所在的列数据是按照顺序排列的，每条记录的内容全部都按照关键字的顺序而调整；而当操作者全选该列数据时，本列顺序虽然可以按照要求进行了排列，但其余各列的内容会保持不动，这将造成“

9、张冠李戴”的问题出现。《EXCEL数据处理》电子教案9中国水利水电出版社6.2.3利用菜单法对汉字进行按笔画排序Excel中对数据库中数据排序的第二种方法就是“菜单法”，操作时，选择“数据”/“排序”命令，然后在随之出现的对话框中进行选项设计即可。汉字与数值不同，数值有大小可比，而汉字本身没有。为了处理的方便，人们按照一定的规则（按照字母顺序、按照笔画顺序）确定汉字的“大小”次序。默认为按照字母顺序，要想按照笔画顺序，可以在对话框中进行设置。《EXCEL数据处理》电子教案10中国水利水电出版社6