浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理

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1、浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理福建省泉州市水利局卓瑞治摘要：基本建设项目档案质量的前端控制，则是要求参与工程项目活动的建设单位和参建单位对档案资料形成环节进行系统分析、科学管理，超前进行质量控制。注重基本建设项目电子文件的全程管理，健全电子档案管理模式，以确保档案资料的归档率、完整率、准确率指标在项目建设竣工验收前得以实现。扎实做好建设项目档案收集、整理等业务建设工作，才能够为建设项目档案质量的全面提高搭建一个强有力的平台。关键词：建设项目档案质量前端控制措施基本建设项目档案资料是在整个建设项目从可行

2、性研究、决策到建成投产（使用）全过程中形成的，其文件资料的内容包括：基本建设项目的提出和可行性研究、建设评估与决策、计划任务书下达、勘测、设计、施工、调测、生产准备、竣工验收、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图标、图纸、计算材料、声像材料等载体的档案资料。基本建设项目档案质量的前端控制，要求参与基本建设项目活动的各单位，按照国家档案主管部门提出的基本建设项目档案资料工作与项目建设同步进行的要求，对档案资料形成环节进行系统分析、科学整合，超前进行质量控制，以确保档案资料的归档率、完整率、准确率指标在项

3、目建设竣工验收前得以实现。一．实施基本建设项目档案资料质量前端控制的意义基本建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高，这些档案既是工程建设的真实记录，也是国家档案的重要组成部分。在基本建设项目建设期间形成大量的文件资料，如没有及时进行收集与整理，不仅会给建设单位、参建单位带来不必要的麻烦和纠纷，更将对工程的质量管理、日后维护、改、扩建带来无可估量的影响。为此，加强基本建设项目的归档质量管理工作，确保建项目档案的完整、准确、系统和安全，实施前端

4、控制对建设项目档案质量管理具有非同寻常的意义。1.保证基本建设项目档案资料质量规范化、标准化。基本建设项目档案资料5质量是建设项目管理核心工作之一，建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，要使建设项目档案资料归档做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。建设项目档案质量前端控制可以实现建设项目档案管理网络化、档案收集及时化、档案整理标准化，彻底改变建设项目档案管理滞后的现象。由于有些项目管理部门基本上不懂档案管理知识，不知道项目档

5、案的组织管理、不熟悉归档范围、整理规范，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案应进行整理。建设单位、参建单位和档案部门及时介入文件资料的收集与整理，对归档文件质量进行超前控制，及时跟踪项目建设进度，指导档案形成的责任部门按照《建设工程文件归档整理规范》整理档案。如制定建设单位、施工单位、监理单位工程项目档案文件资料归档范围、保管期限、案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，为归档档案资料的质量符合国家标准奠定基础。 2.确保基本建设项目档案电子文件的真实可靠和完整安全。随着信息技术在基本建设项目档案领域的发展

6、，大量的基本建设项目文件材料在计算机管理系统形成。当前建设项目电子文件管理的应用主要体现在项目建设活动的前期、中期、后期三个方面的管理，即立项阶段、实施阶段、竣工验收阶段。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，其出差错的可能性比纸质文件要大的多，其中很多差错及其造成的后果是不可拟补、不可挽回的。前端控制是实现对基本建设项目电子档案全程管理的重要保障，是全面、系统管理基本建设项目电子文件材料的集中体现，在建设项目档案管理中是至关重要的。前端控制确保了建设项目电子文件在档案资料的各个形成阶段达到完整、准确、真实可

7、靠和完整安全。二、建设项目档案前端控制管理方法实现途径（一）及时跟踪基本建设项目信息，有效控制文件材料的流向建设单位所有单项工程项目必须纳入档案部门归档监督控制范围。一是通过建设规划部门和工程招标办公室的统计台账，掌握工程划分及施工承包情况，了解参建单位的责任部门，是否在各自职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作。二是通过建设单位的项目管理部门掌握工程进展情况，随时跟踪建设项目文件材料收集情况。三是通过工程主管部门掌握工程竣工验收信息，档案部门提前介入竣工文件归档管理的业务指导工作5，在工

8、程中间交工和竣工验收前对项目档案质量进行全面检查。（二）建设项目归档的档案资料质量完整、准确的控制根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《建设工程文件归档整理规范》及监理规范规定的项目文件归档范围，加强对项目各个建设阶段归档资料完整、准确的前端控制采取以下措施：1.通过工程招标对归档资料质量进行控制。建设单位工程招标管理机构，在编制工程招标文件时，把建设项目文件材料归档作为参与工程投标