档案室管理办法新做

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1、南京秦川汽车电器有限公司档案室管理办法QC/QD-编号待定版本号：A/0拟制：体系管理部审核：批准：受控状态：档案室控制流程责任部门流程描述备注各个部门资料管理员档案室管理员档案室管理员档案室管理员档案室管理员是否超过有效期销毁并记录Y1N借阅并记录2归档档案室文件分类收集《收文登记薄》《档案借阅申请表》《借阅登记台账》《档案利用效果登记表》《文件销毁记录》一、目的为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理效果，有效的保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。二、范围本规定适用于南京秦川汽车电器区域所有公司的全体员工。三、定义及职责

2、1、档案：是指公司过去和现在，在从事经营管理、科技研发、技术改进、文化活动等活动中形成的文件，体现为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、传真件以及E-mail、光盘、电子档案等2、档案管理员：按照有关规定做好对公司文件材料的收集、整理、分类、归档、保管和借阅等工作，根据国家规定的档案归档范围、要求，结合公司体系将文件材料按时归档，保证公司及各部门的原始资料及单据的完整、安全保密和使用方便。3、部门资料管理员：负责对分部门档案进行归档、发行、作废、保管和借阅，当文件变更时，要及时通知档案管理员，把最

3、新的文件原件交予档案室保存，旧版则要作废。四、档案的分类、范围、编码及责任部门1、档案的分类国家档案主要分为十大类：分别是党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。2、档案的编码2.1、本公司主要以如下方式进行编号：编码为A-XZ-0001（2013）年度号文件序列号部门代号存放位置注：公司部门代号:财务部：CW；采购部：CG；销售部：XS；灯具事业部：DJ；线束事业部：XSS；消声器事业部：XSQ;资材部：ZC；体系管理部：TG,人力资源部：RL;行政部：XZ;信息部：

4、XX;首先以部门进行分类编号，技术文件以产品型号进行分类存放。3档案的范围：a)人力资源部（编码为A-RL-0001）,人事档案、员工档案，劳动合同、培训协议、保密协议、人事任命文件及其他人事管理有关的文件；b)行政部（编码为B-XZ-0001）:股东会文件、董事会文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件，公司营业执照、资质证书、政府文件、专利、商标、版权、域名等申请文件及证书技术成果鉴定资料、技术转让合同及其他与知识产权有关文件,公司各类日常通知文件、车辆档案（包括车辆年审等）办公区域的后勤管理档案，行政规范等；c)体

5、系管理部（编码为C-TG-0001），质量手册、程序文件、规章制度，记录表单原件，内外审资料，资质证书等，有体系管理部负责管理；d)采购部（编码为D-CG-0001），供应商管理和供应商的资料，采购合同，报价单，供方业绩评价表等；e)资材部（编码为E-ZC-0001），入库单，进料检验不合格品通知单，日报表等；f)销售部（编码为F-XS-0001）市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件，客户信息资料等；a)财务部（编码为G-CW-0001）公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。银行开户文件、审计报告、贷款合同

6、、税务、海关和外汇登记书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件等；b)信息部（编码为H-XX-0001）手机号码领用登记，外网开通申请，宿舍宽带开通记录等c)工程部：（编码为I-GC-0001）前期开发类资料、图纸竣资类、投标地皮或工程、综合楼结施、电施、水施图等d)消声器事业部：（编码为：J-XSQ-0001）设备档案、技术图纸类、SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等；e)线束事业部：（K-XSS-0001）,设备档案、技术图纸类、SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包

7、装方案等；f)灯具事业部（编码为L-DJ-0001）,设备档案、技术图纸类、SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等；五、档案的归档日期与收集整理1、公司的归档资料实行“半年度归档”制度，即：每年六月三十日和十二月底前向档案室移交半年的文书档案，技术档案可根据实际情况提前归档，交接时需填写《收文登记簿》。2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3、会计档案在本单位财务部保存一年后，于次年六月三十日前归档。4、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内

8、归档。5、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。六、