《会议组织培训教程》ppt课件

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1、会议组织培训教程第一节会议概述第二节会前准备第三节会务实施第四节会后总结第五节大型会议中的会务工作第六节电话会议的参加与组织第一节：会议概述（一）、会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点指会议的具体地点（二）、会议要素序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会

2、议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出续表1、按照会议的规模划分会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几

3、人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议（三）、会议的不同分类按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：2、按照会议的内容含量划分（1）、综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。（2）、专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×

4、节日庆祝活动会；当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。（1）、定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、早会、检修晚会各种定期召开的经验交流会、讨论会等。3、按照会议召开的时间划分（2）、不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如××紧急会、××工作布置会、研讨会等。按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如集团公司200

5、8年年中总结会、型材公司2008年年中总结会分会场、***海螺办公室列会。4、按照会议的级别划分会务工作的具体内容无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。办公室工作人员在会议的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。第二节会前准备会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤：明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备明确要点做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议

6、地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，应当用心留意。准备议题围绕了解到的议题，要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是会务工作的第一条原则。会务人员应该做好两方面准备：准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是要为会上讨论的问题准备好充分的材

7、料要求在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是会务工作的第二个原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。会务人员也要科学安排工作会议的时间。会议最好安排在上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面

8、通知。会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。要求会场准备工作原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致安排会务人员在外候会，或准备好牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素会场准备的要求第三节会务实施1、签到和检查会场与会者进入会场，要检查核对与会人员到会情况，清