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1、高效会议的组织与实施视野培训高级讲师祁建华2006年7月23日1祁建华简介东方视野教育培训公司资深讲师04年中国优秀培训师10强清华大学特聘讲师,美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师（领导者之剑）美国科维培训公司授权讲师(高效人士的七个习惯）美国领导力研究中心授权讲师（情景领导）经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）在股份制企业，民企工作经验从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任历任社会职务：中国企
2、业培训与管理协会理事，北京外企人力资源协会会员，美国行政管理协会会员，中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表24,会议中的应对处理常见的各类会议陷阱避开会议陷阱技巧与会者类型分析如何应对各类人5，会议的跟踪系统会议备忘录使用建立会议追踪体系追踪体系要点6，全公司级会议企业月度员工会如何组织月度员工会7，召集小型会议召集小型会的技巧开小型会的要点8,大型会议管理实务大型会议的操办大型会议的管理范围筹划时的关注要点实施中的控制与管理案例演练高效会议组织与实施大纲1,会议的类别与角色正确树立会议目的正式与非正式会议会
3、议的类别会议主持人的角色会议的陷阱2,会议策划建立效率模式选择出席人如何策划会议会议计划表的规范会议室的安排会议工具的准备3,会议沟通技巧让参会者有准备而来科学地安排时间主持会议人的职责会议中的管理手段发言与倾听总结会议的能力3高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数学会如何减少会议时间掌握怎样推动/执行会议决议确定合适人员参加会议有效地解决问题有效的会议追踪学会安排各种类型会议防范各种会议中的障碍与疏漏4企业会议的通病各类会议多，一个接一个经理人埋头于文山会海里没有统筹安排各类会议没有在年初统一规划各类会议会议成
4、效差会议通知草率会议通知只提开会，不告知内容参会人来不及/无法准备随意选择与会人会议不能准时结束会议没有追踪系统检讨你们企业有哪些通病？5会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/总结会演讲会碰头会电话会工作餐会员工会即兴会1,会议的类别6生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产会计划会质量会IT会财务会人事会7新产品上市发布会挑战全国前三强誓师大会2002年营销战略研讨会解决近期品质问题小组会议集团运动会筹备小组会议会议的类别细分1,会议的类别8会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年
5、初动员会董事会客户调查会计划工作会质量工作会新闻发布会客户联谊会员工联欢会深入基层会午餐会专题报告会进度会落实任务会产品发布会提案会1,会议的类别9适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum论坛〉100人多人演讲可以不同观点、议题年度Council研论会<50人听讲并可以评论讨论并决策季度Committee委员会<12人发言机会平等讨论并决策短，频度大10举办会议的自问为什么要开会？真的有必要开会吗？确立会议的目的会有那些阻力？--人员，--场地，--资金，--资料，--反对派，--时机，--设备，-
6、-其他冲突如何寻求支持？--会议成功要素2,会议的策划11举办会议的成功要素会议前的准备会议中的控制与会人的培训会议服务会议后的追踪2,会议的策划12举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,会议的策划1380:20定律投入产生产出消耗80%的时间（占多数次要的问题）80%的效果花费20%的时间（占少数重要的问题）产生20%的效果原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数不重要的问题2,会议的策划1480:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献销售产品功能家务活超市货物废品生产成本2
7、,会议的策划15策划企业全年会议列出全体部门部门会议类别生产淡季/旺季列出跨部门会议规划草案与各部门沟通调整计划公司会议达成共识向全体经理公布按计划执行2,会议的策划16主要方面注意要点检查开会目的本次会议是否真正需要，是否只是流于形式的会议？有无其他替代办法？如有，什么可取代？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机，时间是否妥当？旺季/淡季开会的场所是否合适？会被占用否邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面所有与会人员是否全部通知到了？会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？是否事先通知与会人员就会议议题做准备？三
8、日为请是否通知与会人员事先准备有关资料？会议准备方面是否就议题的顺序和时间安排妥当？会前是否应该分发参考资料？重要，避免引起惊讶是否要做应变准备？是否要安排好会议记录？是否安排好各种设备？会议准备检查表2,会议的策划机见表层。3。417会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的策划18会议的三项功能信息收集书面简报数据图表流程图图象
