会展场馆档案资料与信息的管理

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1、会展场馆档案资料与信息的管理第一节会展场馆档案和技术资料管理一、会展场馆档案资料室的建筑和设备二、档案管理1.搜集2.整理分类――立卷――案卷排列――编制目录――编制档号3.鉴定重要文件或一般性文件4.保存5.检索利用6.剔除和销毁具体流程图（二）档案查阅纪律1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制；2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅其他文件要由部门经理签字同意或

2、color:black;background-color:#ffff66'>办公室核准；3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文件的查阅要事先征得办公室主任同意；4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查阅并签字；5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主任以上领导

3、签字批准；6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事由单，提交办公室主任签字批准；7.不准携带私人物品进入档案室8.借阅文件要注意保护，不得损坏。（三）文书档案的管理（1）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件和音像资料；（2）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、计划、总结等）；（3）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文

4、字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同契约等）；（4）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。2.管理程序1.搜集移交文件；清点核收文件；检查手续是否完整。2.整理3.分类场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位；场馆文件按文种；各部门文件按部门类别。4.查阅内部查阅、外部查阅（见表1，表2）。3.清理与保存档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写《档案销毁清册》。（四）财务档案的管理1.管理范围会计凭证、财务账簿、财务报表、会计资料档案、工资表

5、、其他有归档要求的等。1分类2归档财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。3查阅4保管和保密保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会计档案保管期限表》执行；严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。（五）工程档案的管理1.工程建设档案管理范围（1）归档内容（前期工作资料、基础资料、设计文件、施工文件、竣工文件）；（2）归档要求2.工程设施设备档

6、案管理范围以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等：土建、装修工程，电力系统，配电系统，照明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统，综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信系统等。3.管理程序（1）整理（2）分类（3）归档工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。（4）查阅（5）保管永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失（六）人事档案的管理1.管理范围场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免

7、文件等。第二节会展资料与合同的管理（二）会展资料范围：1.筹备会议、展览所搜集的原始资料。2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图；有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字；开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物；报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。3.展会闭幕后的总结、统计材料等。（三）展会资料搜集将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。资料管理的基础，专业性、针对性强。方法：征集、收购、接受捐赠、预订、交换、

8、复制、购买等。渠道：1.个别搜集；2.社会搜集；3.相关部门、单位提供全套资料。（四）展会资料