电大专科《办公室管理》简答题题库

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1、电大专科《办公室管理》简答题题库；三、简答题（每小题10分，共20分）21.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）有两种形式：(1)议决性会议纪要。（2分）(2)周知性会议纪要。（2分）22.简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写

2、出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（每个要点2分）三、筒答题（每小题10分，共20分）21．文员进言是指什么？进言具有什么作用？应注意什么？(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（3分）(2)参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3分）(3)适事、适时、适地、适度。（4分）22.文员所作的完整的会议记录应该

3、包括哪些事项？(1)会议名称；（1分）(2)会议记录人的姓名、盖章；（1分）(3)时间（开始时间、结束时间）；（1分）(4)会议地点；（1分）(5)议题；（1分）(6)主持人、主席；（1分）(7)出席者名单；(1分)(8)会议的经过情形及结论；（1分）(9)相关的资料；（1分）(10)下次会议预定日期。（1分）21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。(1)充分了解即将开始的工作内容；（3分）(2)思考以什么方法进行效率会最佳；（3分）(3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3分）一般阐述（1分）22.文员利用提示

4、系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？有电子提示系统和人工提示系统（2分）电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）使用提示性备忘录（1分）准备约会表（1分）准备特殊提示卡（1分）准备交往提示文件（1分）三、简答题（每小题10分，共20分）1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？答案要点：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要

5、反映会议的精神和情况。（2分）会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（2分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（2分）有两种形式：(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。（2分）(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。（2分）2．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要

6、把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（4分）(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2分）6(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（2分）(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2分）1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?合适的话题：(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。(1分)(2)一般人喜闻乐见的话题。(1分)(3)显示地方或民族色彩的话题。(1分)(4)比

7、较高雅的话题，如中外名著、展览会等。(1分)(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。(1分)不合适的话题：(1)应当忌讳的话题。(1分)(2)令人不快的话题。过于敏感的话题。(1分)(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。(1分)(4)庸俗的、色情的话题。(1分)(5)不宜谈论的保密的话题。(1分)2．提高会议效率可以有哪些做法?遵循法律法规(1分)合理确定会议目标(1分)确定必要的与会者(1分)减少会议数量(1分)缩小会议规模(1分)简化会议程序(1分)缩短