电大《办公室管理》期末复习题简答题

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1、1、办公室的含义（狭义的含义）（P2）；办公室的含义：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。2、办公室环境布置的目的（P6-7）,尤其是挡驾和保密的作用。办公室环境布置的目的：（1）创造舒适而又工作效率高的环境。（2）塑造组织形象（3）建立挡驾制度（4）有利于保密工作建立挡驾制度的作用：为了不让上司把宝贵的时间浪费在不必要的人事接待上，需要把文秘办公室与上司办公室分开，成为两个独立的工作区域，但在距离上相隔不宜太远，便于文秘人员经常汇报和请示，也便于上司随时布置工作。保密工作的作用：

2、上司与员工进行个别谈话或听取汇报，管理层的核心会议，上司需要的重要文件和组织机密资料，都应有一个独立的空间，设立一道保密的屏障，以防止泄密。3、我国文秘工作的范围（P3）我国文秘工作的范围：（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理（5）会议组织（6）调查研究（7）信息资料（8）信访工作（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理（15）其他临时交办的事项。1、文员的工作顺序（第一小节）答：（1）计划、实施、检查，这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环。（2）文员在处

3、理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。（3）只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。2、文员的工作方法，尤其是：请示、报告、授意、传达、进言、变通、挡驾等具体方法。（P32-39）文员的工作方法：（1）：请示的具体方法：请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权处理。常规性工作或自己的职权范围内的事则无须请示。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上

4、司作书面批复。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。请示必须注意：a请示要对口：遵守按上级分工、对口请示的原则。b请示要单一:遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内。（2）报告的具体方法：报告内容：一是定期报告工作和进程；二是工作中发生的重大问题；三是合理化建议；四是应上司的要求汇报情况。报告方式：口头或书面形式。（3）授意的具体方法：受益是文员接受和领会上司意图。一种是直接授意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接授意

5、，易于判断和领会。另一种是间接授意，指上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。要做到：a备好记录本，记录下指示要点。b注意倾听，用心判断指示的用意。c必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。d如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。e接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(4)传达的具体方法：一种是正式传达，另一种是非正式传达。要做到：a传达不走样，不可加进自己的意见。b必要时可形成文字材料，照本宣科。c如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思d注意保密。不可

6、在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。e重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。（5）进言的具体方法：a适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；发生了错误、疏漏需要纠正、补救的事；反复思考确实认为是合理的事；b适时。考虑时机，重大的、紧急的事，应立即进言；一般的事，要看上司的空闲、心情好时进言；c适地。看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出；对上司的提醒，则应在个别场合悄然提出；对上司的批评、劝谏，则应经过深思熟虑之后，预先约定时间提出，以让上司有一定的思想准备。d适度。要注意掌握分寸。显而易见的事，点到为止；上司

7、一时接受不了的事，可过一段时间再提，要让上司有个思考的过程，而不是一味纠缠不休。尤其重要的是，文员不应自以为是，进言不是单向的，而是双向的交流，文员要随时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交流、切磋中接受正确的意见，服从真理。（6）变通的具体方法：重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。（7）挡驾的具体方法：a电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在，将

8、内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。b来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司或先做请示。c会议、活动挡