四、excel数据管理

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1、Excel财务管理中的应用——数据管理篇Excel财务管理中的应用——数据管理篇-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇目录第一节创建数据清单3第二节编辑与查询数据记录7第三节排序数据记录8第四节设置排序条件10第五节自动筛选数据12第六节高级筛选数据14-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇第一节创建数据清单　在中文Excel中，排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操

2、作。这与使用中文VisualFoxPro6相类似，只是在中文Excel中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：·数据清单中的列是数据库中的字段　·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称　·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录那么数据清单与电子报表的区别是什么呢？其实没有多大的区别，前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库，而且还有标题！所以，您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使

3、用鼠标器选定如图1所示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。图1选定这个区域建立数据清单其实，若选定一个区域，中文Excel也会在需要的时候自动建立一份数据清单，只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据，初学都应当注意遵循下列准则：1.将类型相同的数据项置于同一列中在设计数据清单时

4、，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就能看明白的。2.使数据清单独立于其它数据在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel检测和选定数据清单。3.将关键数据置于清单的顶部或底部这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel筛选数据清单时可能会被隐藏。4.注意显示行和列在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。因为，如果清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。-17-Excel财务管理中的应用——数

5、据管理篇图2进入“边框”选项卡5.注意数据清单格式如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本格式。6.使用单元格边框突出显示数据清单如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）。其操作步骤如下：步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡。步骤二、单击“外边框”按钮后，从“线条”区域的“样式”列表窗

6、中选择一种线型，参见图3。　-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇图3选择边框线的样式步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，接着在“预览窗”中单击要使用边框线的边线，参见图4。图4单击要使用边框线的边线步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后，单击“确定”按钮，然后在中文Excel的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5所示。-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇图5上述操作的结果　　7.避免空行和空列避免在数据清单中随便放置空行和空列，将有利于中文Excel检测和选定数据清单，因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与

7、搜索，所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格，可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。　图6进入数据记录单-17-Excel财务管理中的应用——数据管理篇第二节编辑与查询数据记录对于数据清单中的数据记录，中文Excel允许您做与VisualFoxPro6中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图6所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。注意：图6所示的数据记