公司文件管理程序

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1、公司文件管理程序本文作者：爱因美http://www.aiyingm.com1.目的：确保所有在用管理体系文件/记录被有效地控制。2.适用范围：管理体系中所有管理体系文件/记录的管理和控制。3.职责：品控部是管理体系文件/记录的主控部门，设有文件总控员。各部门指定一文件管理员，对本部门文件进行管控。4.文件体系综述及相关解释：A．公司文件的形式分电子版和书面受控版两种，颜色为黑色。考虑到本体系的适用性及一致性，所有文件应以中文为书写语言，有特别直接对国外需求的，可添加英文。B．所有在公司局域网/I/ISO目录下的电子版文件,为有效版本.所有文件设为只读形式,文件总控员是唯一被授以编

2、辑权限的人员；其它任何路径下的电子版文件均为无效文件；I盘符只对各部门文件管理员及经理开放；C．书面受控版本的文件,主控部门视其工作需要，进行打印、分发书面版文件。所有书面版文件须经文件总控员加盖“受控”章后为有效版本(多页文件加盖骑缝章)；D．文件总控员保存所有与I盘下文件一致的受控书面版的文件及空白表单；E．管理记录中空白表单的管理视同电子版文件的管理。5.管理体系文件/管理体系记录控制程序：A．文件发布前的批准：所有文件必须经相应批准后方可发布。a.质量手册：由管理者代表组织编写并审核，并得到进一步批准；b.管理体系程序：由涉及管理功能的主控部门编写，该程序执行中涉及的部门经

3、理/文件管理员会签，表示同意发布；如会签部门与编制部门有不同意见时，可由管理者代表协调解决；由管理者代表批准；c.作业指导书和空白表单由各主控部门编制，若涉及到其他部门，应提交相应部门经理会签，由主控部门经理批准。A．文件（含空白表单）的评审与更新：a．任一员工均可向文件主控部门提出编制、更新文件（含空白表单）的提案。b．主控部门决定是否采纳，其编写及批准与5.A相同。c．年度内审/管理评审时，进行管理体系文件（含空白表单）的评审与更新。d．管理体系文件（含空白表单）的编码由文件总控员统一给出。C．文件（含空白表单）的更改、修订：a．主控部门填写《文件异动申请及后续跟进》,该申请中

4、的会签、批准要求同5.A；b．异动分新增、修改、销毁三种形式。修改有换页、换版；c．异动文件的版号、文件编码须经文件总控员确认；d．申请得到批准后，递交《文件异动申请及后续跟进》给文件总控员，填写《文件异动一览表》；--新增文件：申请人将新增文件的电子版以E-MAIL形式送交文件总控员.--修改文件：申请人须将修订完毕的电子版本文件以E-MAIL形式送交文件总控员；--销毁文件：文件总控员将相应电子版文件从I盘中永久删除，申请人依据其分发范围回收文字版文件，并予以销毁。e．文件总控员E-MAIL给各文件管理员，通知文件更新状况，并在异动表中予以确认。f．申请人至I盘上确认文件及《文

5、件总控单》更新状况，并在异动表的更新确认栏中予以确认；g．新增/修改的文件若需分发/更新书面版本，主控部门在异动申请中填写该文件分发范围，并进行发放及回收。D、适用文件的获得及管制：a．各文件主控部门应确保在使用处可获得有效版本；b．所有文件/空白表单均可在I盘上读取；涉及到配方、工艺参数等需要保密的文件，由各部门文件管理员发E-mail至总控员处，申请加密并告知有权知悉密码人员名单。a．各ISO小组成员尽量在ISO盘符在线阅读文件，不得不打印书面文件作参考时，应及时取走，参考完毕时，应及时销毁。b．现行有效的文件及空白表单；可至文件总控员处获取。c．书面版文件分发时，主控部门应至

6、文件总控员处填写《文件分发/回收登记表》；空白表单由使用人从I盘上直接打印；d．对外举证时，申请人从I盘上打印并至文件总控员处盖“仅供参考”章，在《文件分发/回收登记表》中记录；e．书面版文件破损影响使用时，可至文件总控员处，申请补发，在《文件分发/回收登记表》中记录；f．如书面版文件丢失时，应经管理者代表批准后由文件总控员补发，在《文件分发/回收登记表》中记录。丢失的文件一旦找到，应立即上交文件总控员销毁。E．文件（含空白表单）的状态识别与管理：a．通过文件的编码来识别质量体系文件：-QM-Y“QM”表示“质量手册”，“Y”则为顺序号(1-9)；-QP-Z-XXYY“QP”表示“

7、程序文件”，“Z”可以是“D”或“N”，“D”为“Dessert”的缩写，表示“甜点工厂部分的文件，“N”为“Non-Dairy”的缩写，表示“植脂工厂部分的文件，若两边工厂通用的文件，“-Z-”为空；“XX”表示“对应要素”，“YY”则为顺序号(01-99)；-WI-Z-XXYY“WI”表示“作业指导书”，“Z”“XX”“YY”同上；性质类似的批次文件（如职位说明书）则可以通过“WI-Z-XXYY-V”的方式来减化规则。“V”为顺序号(01-99)（注：职位说明书一