erp实务：业务流程评述之采购管理

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1、ERP实务：业务流程评述之采购管理文章来源：物流天下　　添加人：56885　　添加时间：2008-6-2715:07:00因为采购管理直接涉及到企业资金的流出，所以，在实际业务中，非常受企业投资者的重视。在实际管理中，对于投资者来说，他们主要担心的问题是： 　　1、我采购的价格是否准确?采购员跟供应商有没有私自串通，拿取供应商回扣，抬高材料价格，损害公司利益的行为?　　2、采购员采购的内容是否准确，有没有因为不负责任而下错采购单的情况?　　3、原材料能否及时到货，能否满足清购部门的需求，等等。　　为了解决企业投资者的难题，系统中提供了相关的解决方案来帮助企业用户解决问题。下面我以一

2、家外资企业的采购管理流程为背景，介绍一下在采购管理中ERP系统所操作的重点以及提高操作效率的技巧。　　第一步：请购单维护。　　需要采购部门采购的需求一律来自请购单，无论是哪个需求部门。在实际管理中，可能不同的部门都有物料清购的需求，如销售、生产、研发、甚至采购部门自己，为了管理的方便，我们一般强调，无论是谁需要材料，都必须通过清购单来清购，采购部门自己要也不例外，不能够省略清购这个步骤。这主要是为了单据统一的需要。如此的话，我们就可以设置采购单必须具有清购来源。这是对采购部门无单采购的一个很好的控制手段。　　但是，采购部门在收到其他部门转过来的请购单之后，仍然要进行一些必要的维护。

3、因为物料需求部门跟采购部门对于同一种物料需求其关注的内容不同。物料需求部门关心的是我需要什么物料、什么时候需要、需要多少数量等等;而对于物料的价格、有谁提供的、如何购买核算这些内容的话，只有采购人员才值得去关心，而对于物料需求部门，可能没有这方面的精力、也没有这方面的专业技能去对此进行关心。　　所以，采购员在运行请购单转采购单的时候，还需要对请购单进行一番检查，以保证正确生成采购单。　　为了方便采购员的管理，有些ERP系统把需求部门请购物料用的请购单跟采购人员请购单维护的窗口是分成两个独立的窗口。个人认为这个设计比较人性化，比较方便采购人员进行清购单的维护。　　在请购单维护的过程中

4、，采购员主要需要关注以下信息：　　一是在请购单维护窗口中，是否有供应商以及供应商是否准确。因为大部分时候，物料需求部门他们并不知道他们所需要的材料是由哪个供应商提供的，所以，在清购单生成的时候，没有强制要求所请购的物料一定要有供应商。但是，我们都知道，在请购转采购的过程中，若物料没有定义供应商的话，则在生成采购单的过程中，就会出现错误。所以，采购员在采购单维护的过程中，还需要查看清购单中，所有的物料是否有对应的供应商，并且，该供应商是否准确。这是一个非常重要的步骤，因为这个会直接影响到后续采购单作业的生成工作。二是若请购的材料是否有价格。有些价格管理比较严格的企业，在根据请购单转换

5、成的采购单中，价格是根据供应商基本价格表中带出来的，不允许采购员进行修改。如此的话，在请购单维护的时候，就需要进行一一的核对，看看请购列表中有没有没有定义采购价格的材料，若没有的话，需要在采购单转换之前定义好物料的价格，以减少后续更改价格的麻烦。这种漏掉价格的情况，在新材料的采购上经常出现。如现在有个材料B，跟A非常类似，只是颜色不同。其供应商、价格都是跟A一致。但是，采购员在建立物料品号信息的时候，就可能只建立了基本信息，而没有定义B材料的价格。此时，在清购单维护中，也就没有默认的价格了。所以，在请购单维护的时候，还需要注意价格这个问题。 　　三是需求日期的问题。如现在有三张销售

6、订单或者生产订单都需要用到某个材料A，但是，其需求日期是不同的，分别是6月7日、6月10日、6月12日。根据采购单生成规则的定义，不同的需求日期会生成不同的采购订单。但是，在实际采购管理中，有时候可能采购员需要调整这个需求日期，把这个材料A的三个需求合并成一个下给供应商，以取得价格方面的优势等等。此时，在请购单维护的时候，采购员就需要跟各方面协调好，调整好物料的需求日期。一般都是按最早的需求日期来计算，即把A物料的需求日期都改为6月6日。如此的话，在生成采购订单时，就会把这三个物料合并成一张采购订单。 　　这里要注意，我也遇到过其他牌子的ERP产品，在这处理上可能稍微有不同。他们若

7、遇到请购单上同一个物料有不同需求日期的话，在采购单上会合并成一张采购订单，只是采购订单上有三个不同交货日期的条目。也就是说，采购员可以在采购单上再对交期进行修改。但是，我个人认为这有一个不好的地方。假设我们把这三个物料的交期改为一致，都是6月7日。但是，在采购单上因为有三个条目，所以，在根据采购单转换成收货单时，在对应的收货单上也会有三个条目，而供应商送材料是一次性送过来的，如此的话，仓库管理员还不得不把数量区分开来入库。这处理起来明显没有上面的那种方案简便。 　　当