秘书基础课件：《秘书基础》第三章教学建议

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1、第三章办公室事务管理3.1办公坏境管理(4课时)活动一:案例提问参考答案：1.丽华贸易公司的办公环境存在泄密、安全隐患以及不整洁等方而的问题。2.优化办公环境，应该做到：⑴重要的文件不能放于公用电脑，要有强烈的保密意识，使用完公用的电脑后，应及时将重要文件删除或设置密码保存。⑵保证办公室的财物安全，存放现金的抽屉要随时上锁，做到人离即锁门。⑶注意办公设备及操作中的隐患。电源插线板应放在较隐蔽的位置或者固定在一个安全的位置，否则容易引起短路。电源线与电话线应铺设在人员少经过的地方。⑷过期的文件、资料经及公用的资料，应及时

2、进行清理存放，并根据其内容和重要程度分别放置，以节省空间和便于日后更快地查阅。⑸及时清洁、维护电脑、打印机等办公设备，减少设备损害。⑹打印纸应放在一个固定而稍隐蔽的地方，保持整洁。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做参照书本“图3-2合理的办公室布局”，利用课室模拟布局办公室。习题答案:【练一练】1•填空题。(1)利于沟通、协调舒适(2)左前方(3)百线对称、工作程序(4)酒精棉2判断题。请判断以下哪些是办公室常见的安全隐患，直接在括号处打yo(1)()(2)(V)(3)(V)(4)()(

3、5)(V)3.2办公室接待工作(10课时)活动一:案例提问参考答案：1•在接待客人时，谭红应注意如下一些礼：当有客人到来的时，见到客人后应礼貌地起身相迎，并热情地向客人问好；双方介绍后，谭秘书礼貌地称呼对方每一个人，并妥善引导客人前往会议室。引导客人时，自己应走在客人的左前方，相隔1米左右，体现以右为尊、为上的原则。客人到会议室后，应为宾主双方进行介绍。不论是有约接待还是无约接待，秘书都应保持适度的礼貌与热情，既要友好诚恳地接待上司愿意见到的来宾，又要有礼有节地为上司“挡驾”。2•为确保不打扰总经理和口己的止常工作，谭

4、红应合理安排时间，把既重要又紧急的事情优先完成：第一另派人去取文件；第二对于突然闯入的无约人员，先行阻拦，然后转交其他秘书去处理，自己立刻去准备下午的会议。活动二教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做1•设置情景，模拟丽华公司秘书用“日常接待耍领”接待客人。2.设置情景，模拟丽华公司总经理与秘书等三人接待砚都公司总经理等三位客人。3.设置情景模拟双排五座轿车的座次安排。习题答案：【练一练】一、选择题(不定项)1.(A.C.D)2.(C)3.(A)4.(B.D)二、判断题1.(X)2.(V)3.(X)

5、4.(X)想一想：鞠躬背后的涵义是什么呢？参考答案：作为秘书，对客户除了必要的当而礼貌服务，述耍“背后鞠躬”，这既是对客人热情欢迎的礼貌，也是为让是周围客人对秘书的服务留下深刻印象，为企业赢得潜在的客户。3・3办公室电话接打(4课时)活动一：案例提问参考答案：1.案例中谭红共接听了五次电话，下面对她的错误分别进行分析：第一次接听电话时的错误：匆忙接听电话，没有礼貌的问候语。谭红一听到电话铃响就匆忙拿起话筒，没有给自C留下一点做准备的时间。第一句话不是说出本单位的名称，而是“喂，你找谁”，显得非常不礼貌，所以令对方生气地

6、挂断了电话。第二次接听电话时的错误：没问清楚对方是什么人，找王总冇什么事情，并立刻把电话转给王总。谭红未经询问就将电话转给王总，既造成了尴尬的情形，乂浪费了上司的时间，令上司十分不高兴。如果打来电话的人与企业不相关，秘书应为领导“挡驾”第三次接听电话时的错误：未征得本人同意，将林副总的手机号码告诉对方。手机号码是个人信息的一部分，应该受到隐私权的保护。如果对方有特别紧急的事情，可以请他留下电话，与林副总联系后，再给对方回复。第四次接听电话时的错误：没问清楚对方冇什么事，因王总不在就简单地挂断电话。谭红简单地挂断电话可能

7、会耽误重要的事，这在后来的与王总的对话中证实了。电话中“我这会儿还有别的事情”，会让对方感觉自己被怠慢，十分不礼貌。第五次接听电话时的错误：对于一个打错的了电话用“打错了”来简单敷衍。谭红这样既显得自己没涵养，也对企业形象不利。如果礼貌，并且告诉对方本企业的全名，甚至可以捎带介绍一下本企业，为企业赢得潜在的客户。1.接听电话时应注意的问题。对于秘书来说，接听电话时不仅要有礼貌,耐心地搞清楚对方的意图，还要养成记录电话内容的好习惯。要记录來电时间、来电人、来电内容、是否需要回复及处理意见等。活动二：教师授课，讲解书上知识

8、活动三：学习检查练一练活动四：做一做设置情景，模拟秘书接打电话。习题答案:【练一练】⑴C(2)B(3)D2•判断题⑴X(2)X(3)X3・4值班事务（2课时）活动一：案例提问参考答案：1•谭红违返了值班工作制度屮的岗位责任制度，在值班时撤离岗位，险些造成严重后果，理应受到处罚。2•值班工作制度包括岗位责任制度、领导干部带班制度、请