工程档案信息化建设问题探析

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1、工程档案信息化建设问题探析摘要：随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，信息化水平逐步提高，由于档案规模的扩大,档案信息量的剧增，传统的手工管理模式已经不能适应和满足现代化的发展要求，迫切需要档案管理部门，改变原来的管理手段和方法,寻找新的管理手段和方法，来提高档案管理工作的效率。本文就目前工程档案管理的现状、工程档案信息化建设的必要性和存在的问题，对工程档案信息化建设提岀对策等几个方面进行探析z希望对建立档案信息化工作的开展有帮助。关键词：工程建设；档案信息化;对策;服务伴随信息化时代的到来，各行业的信息化水平都有空前发展，而档案管理工作也需要顺应信息社会的发展潮流,紧跟时代的脚步，充会

2、利用信息技术，完善档案管理方法，提高档案管理的水平，解决发展过程中的顽固问题，寻找最佳的信息化建设档案，实现档案信息管理的高效与便利。1工程档案管理存在的问题1.工程档案与其相关的工程质量联系紧密，然而在许多地方对建设单位、施工企业,仍在使用传统的纸质档案管理方法，致使工程档案信息化难以集成，这也是当前摆脱不了纸质档案管理命运的原因。2.工作效率低。比如在一个大项目开展的一系列流程中，都使用纸质档案管理，必然会造成大量的人力物力资源的浪费，致使效率低下，速度慢，容易出错,同时损害企业的利益。3•归档电子文件的真实性得不到保障。由于大量的信息需要被整理，此过程中避免不了失误，因此电子文档

3、和纸质文档的一致性不能得到保证，这样电文文件的优势没有充分发挥。2工程档案信息化建设的必要性1.档案资源的利用方式落后，无法满足企业的高速发展和其大量的需求。-个企业开展一个项目，每一步的工作流程,都会产生大量的信息档案，并且联系密切，不允许出现任何差错。所以运用数学化档案管理是发展的需要，方便的实现了文档的查询与利用，也提高了数据的安全水平，是解决繁琐信息的有效手段。2.工程档案的传统管理方式落后，库存压力大、纸张资源消耗大。随着时间的发展，纸质档案越来越多，不仅消耗了大量的纸张，浪费资源，也给库存造成了巨大的压力，并且库存面积是不能无限增加的，所以采用数字档案是时代的要求,也是解决

4、现实问题的有效途径。3.目前一般企业都已熟练掌握了电子信息的操作技术，并完美应用于工作中，成功地转型为数学化技术企业。在强大的竞争对手前，面对如此多的电子文件，一个行业想要更好的发展,必须拥有快速有效的收集管理方法，这样才能既提高工作效率又保证准确、完好的收集电子文件,提高企业的实力水平。4.环保和职业健康的需要。在蓝图的制作过程中会利用化学物质z会挥发出有害气体,在使用过程中也会造成二次污染，因此使用数字化管理就可以减少一个直接污染源，既可以保护环境，也不会对员工的身体造成伤害。5.凝聚着技术人员的智慧和心血。这是一笔宝贵的财富，推进了社会的发展,既维护了个人的利益，又服务于国家。3

5、档案信息化面临的问题1•电子信息的不断增加和积累。一个企业的信息量随着发展在不断的增加，因此档案部门也需要建立不同种类的信息系统，但仍然存在对电子信息的管理不能做到及时有效的问题。2.档案管理信息系统在功能设计上存在漏洞。一个企业，多个单位和部门，分散的地域等多方面的因素都要求档案管理系统具备跨地域、多层次管理功能,但由于种种原因，很多企业不能满足这种需求。这就要求设计人员对档案管理信息系统进行改进,从而实现对异构信息兼容和存储。3•档案管理系统封闭性强,交互性差。档案管理系统不是独立的,需要融入到信息化管理平台中，与其他方面的系统进行交互和共享。并且，过期的信息不能停留在档案管理系统

6、中，应随时更新，才能及时向外提供资料的最新状态。4对工程档案信息化的建议1.工程档案工作人员应树立工程档案信息的意识。马克思主义哲学认为意识具有能动性，那么社会工程档案意识在工程档案信息化建设中必然有能动的影响,推动社会的进步。工作人员只有认识到工程档案信息化建设的重要性，才会有强烈的使命感和责任心,认真完成各项工作。2.建立统一的档案管理网络体系。只有建立统一体系平台，才能更好实现各个部门、各级单位的统一档案管理，这样整理出数字化的档案信息及电子文件,形成信息数据库，实现数字化统一管理，从而提高档案管理工作的效率和质量。3.考虑档案数字化加工的成本和实际需要。一个项目的实施，是需要考

7、虑多方面的问题，而档案数字化加工也不例外，它需要综合部门的实际情况和加工成本来考虑，以确定具体的范围。按以上原则，有计划地开展档案数字化加工工作,使其有序进行。4•信息化建设以用户为中心，以服务为目的。数字档案的建设坚持以人为本的原则，它在为人民利益服务，为社会发展服务，为科硏成果服务，为国家决策服务。为此，加强对用户需求的调查，明白中心工作，了解实际需要，这样才能更好地服务于人民。5.对于档案信息化网络，建立强度加密系统。在资源使用和共享的过