文件控制程序_生产经营管理_经管营销_专业资料

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1、文件编号：ZCPX・WJKZ・001中材萍乡水泥有限公司文件控制程序（第1版）受控状态：受控口受控号：017非受控口2009年6月23日发布2009年6月23日实施起草人：综合部审核人：彭文胜批准人：黄宝春起草日期:2009.6.1审核日期:2009.6.17批准日期:2009.6.23文件控制程序1.目的对文件进行控制和管理，以确保对体系运行起重要作用的各个场所都能使用相应文件的有效版本。本程序适用于所有质量管理体系文件的编制、审批、发布、存档、保管、修订、改版、作废、回收等过程。3・职责3.1综合部负责文件控制归口管理。3.

2、2各有关部门在综合部的指导下配合完成。4.程序4.1体系文件的分类与编号4.1.1分类A类：质量手册；B类：程序文件；C类：各类检验规程、管理制度、作业指导书。D类：各种表格记录等4丄2编号质量管理体系文件编号按质量手册中相关规定执行。5.2文件的编制521文件的编制原则：a）文件应结合本公司实际，切实可行；b）文件应清晰、明了、简化、统一，容易识别，并且有统一的格式。5.2.2文件实行谁使用谁起草的原则，有两个以上部门共同使用的文件，由综合部组织编写小组起草，编写小组由相关部门人员参加。5.2.3A类文件由总经理授权编制，B、

3、C类文件由总经理授权编制。5.3文件的审核与批准5.3.1A类文件曲总经理组织冇关部门共同审核，曲总经理批准发布。5.3.2B类文件由使用部门负责人或综合部审核后由总经理批准发布。5.3.3C、D类文件单一部门使用由使用部门领导审核后，交综合部复核，通过后，使用部门分管领导批准发布；多部门使用由综合部审核批准发布。5.3.4综合部有权将不符合编制耍求的文件草稿退回原起草部门，要求重新修改，直至达到规定要求。5.4文件发放范围的确定541A、B类文件由综合部确定发放范围，总经理审批。542C、D类文件rfl使用部门或综合部确定发放

4、范围，综合部审批。5.5文件的印发、保管5.5.1文件的底稿保存在综合部。5.5.2A、B类文件的发放由综合部统一负责，文件管理员填写《文件发放冋收记录》、编排分发号、并对受控文件加盖“受控文件”卬章，按发放范围发放。5.5.3未经许可，文件使用者不得私自复制文件副本，不能外借。文件持有者工作调动时，如所持文件与所从事工作无关，应将文件交冋原单位管理，调出本公司时应将文件交冋。5.5.4C、D类文件的发放由使用部门统一负责。文件管理员填写发放记录一式两份，报综合部一份备案，口己保留一份，以实现文件可追溯。5.6文件的更改。561

5、A、B类文件在使用屮发现内容不适用的地方，应由使用部门提出更改巾请，并填写《文件更改巾请》报综合部，由总经理批准后下发。562C、D类文件的更改，由使用部门提出，填写《文件更改中请》后，报木部门分管领导批准后更改，同吋将更改后的文件送综合部备案。563文件更改和审批一般由该文件编写部门和审批人进行。如有特殊规定,要由被指定的部门审批时，必须获得原审批所依据的背景材料。5.6.4文件更改内容超过原文件内容的三分之一吋，该文件应收冋作废，重新印发。5.7文件的作废、冋收。5.7」现场使用的文件必须是相应的有效版木。5.7.2作废的A

6、、B类文件，由综合部统一收冋并销毁；C、D类文件由使用部门负责收冋并销毁，销毁前填写《文件销毁中请》。5.7.3作废文件如需保留存档时，应在文件的封面上加盖“作废”印章，以免误用。5.8外来文件的控制581对适当的外来文件进行控制。包括本公司生产控制过程屮使用的国家、部颁、行业的质量标准、质量规程等方面的法律、法规等。5.8.2各部门为工作需要购买的标准、法律、法规、应到综合部登记。5.8.3外来文件的名称采用原文件名称，原文件有编号的仍采用原文件编号,原文件无编号的按规定进行编号。5.8.4外来文件的发放、保管、作废、收冋、其

7、控制办法与本公司内文件相同。5.9文件的控制591综合部负责建立本公司《受控文件清单》，使各部门使用的文件都处于受控状态，并由专人负责管理。5.9.2对车间岗位上墙文件，应保持与原文一•致、有效，需经过车间领导审批后方可上墙。5.10文件的借阅复制5.10.1木公司内部人员因工作需要借阅文件和资料时，应填写《文件借阅复制记录》，并由文件持有部门的领导同意后方可借阅复制。5.10.2木公司外部人员借阅复制文件资料时，原则上不外借，如有特殊情况,必须由总经理审批后方可借阅。5.11文件的标识5.11」对文件相应版木进行标识，版本以大

8、写字母A、B、C……表示，修订状态以阿拉伯数字1、2、3……的次序表示。5.11.2文件下发后没有更改过的为0次，如A版0次标识样为A/0,更改依次为1、2、3,标识样为A/l、A/2,更改9次后，需重新换版。5.11.3文件状态标识5.11.3.1文件发生更改