毕业研究生材料归档注意事项说明

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1、毕业研究生材料归档注意事项说明一、档案盒的填写：a、案卷题名：中国海洋大学　+学院名称　+　专业名称+届（毕业年度，如2015届）+研究生类别（如：工程硕士研究生或同等学力硕士研究生等）　+研究生姓名+毕业论文及评审材料　　b、责任者：研究生院c、编制日期：研究生自入学至毕业的时间（如：200309---200607）d、保管期限：长期e、如论文有密级，请在密级处填写秘密，并将涉密申请表附于卷内。f、　卷盒左上角的档案号栏：HD-实际毕业年度-JX1216(如：HD-2015-JX1216)g、其它没有说明的栏项空白由档案馆统一填写请各位注意：

2、以上事项应书写工整，不应有涂改，如不慎写错，应用刀片轻轻刮掉然后覆盖填写正确内容。二、卷内目录的填写：（请注意，此表必须打印，不能手写）此表应注明研究生类别（如：工程硕士）a、顺序号：大流水号填写（1、2、3、4……顺延）b、责任者：研究生本人姓名a、题名：1、毕业论文题名2、开题报告3、中期考核表4、综合考试表（博士）5、工程博士工程技术结题报告（工程博士）6、工程博士工程技术结题报告考核专家组成审批表（工程博士）7、工程博士工程技术结题报告考核表（工程博士）8、答辩委员会组成审批表9、论文答辩会议记录和决议书10、授予学位通知书11、学位申

3、请书（第十一项说明内容是必须有的，如个别人还有其它材料需归档可在前十项后顺延排列。如其中一份材料有缺失，必须在此条目录后面的备注栏里标注“缺”字样）d、日期：以上题名对应项的发生时间（如：20060130）e、页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。三、卷内备考表的填写：1、如此份档案有需说明的特殊情况，应将其特殊原因以文字形式予以说明（如材料有缺少，不齐全等），填写在“盒内文件情况说明”下方。2、无论有无情况需说明，都应在此页的整理人处签字，由研究生本人签写，检查人处由班长或研究生秘书签字盖章，后由研究生院负责人签字盖章。3、请

4、将此页用胶水粘贴于盒内底部　案卷整理注意事项：1、“卷内目录”下端与表格之间应注明研究生类别（如：工程硕士）2、卷内文件的排列顺序应与卷内文件目录填写顺序一致3、案卷材料中严禁有圆珠笔、铅笔、蓝色钢笔字迹出现，如有，请自行处理。处理方法：a、用黑色签字笔或钢笔描写一遍；b、将此页复印一份，与原件一同存放于档案内，排放顺序为：复印件在前，原件在后。两页均需编写页码。4、已装订成册的毕业论文使用原有页码无须另编页码，页码自第二份材料起编，延用论文印刷页（如：论文印刷页到“100”，第二份文件材料页码从“101”编起）。无论反面正面，只要有字就为一页

5、，也就是说只要此页有字就应编写页码，页码分别写在正面页的右下角和反面页的左下角。请注意：必须用黑色签字笔或钢笔填写，禁用蓝色钢笔、铅笔、圆珠笔。字迹要工整、清晰5、将编写好页码的后续材料用订书机订好。装订方法：除论文外的所有材料，将原有订书钉去除，整理整齐后，在材料左侧的装订线处，以上、下两个钉为标准，重新装订。请用不锈钢材质订书钉装订卷内目录研究生类别：序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注青岛市档案局监备考表盒内情况说明：整理人：检查人：日期：