outlook中的自动存档简介

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1、Outlook中的自动存档简介随着您不断创建和接收项目 （项目：项目是在Outlook中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。），MicrosoftOfficeOutlook邮箱会逐渐增大。为使邮箱易于管理，您需要另一个位置来存储（即存档）具有重要意义但不经常使用的旧项目。此外，您还需要设置一种途径，以便将那些旧项目自动移到存档位置，同时丢弃那些内容过期且不再有效的项目。自动存档可满足您所有这些需要。默认情况下，自动存档处于启用状态。它会按照计

2、划的时间间隔自动运行，并从文件夹中清除旧项目和过期项目（龄期已结束的项目）。旧项目是指已达到指定的存档期限的项目，其中可能包括已分配项目的原始电子邮件等内容。过期项目是指内容在某一日期后不再有效的邮件和会议项目，例如仍在日历上显示的四个月前的会议。虽然到期日期是可选的，但您可以在创建项目时或在创建之后为其定义到期日期。当项目过期时，它将变为不可用，并会显示一条穿过自身的删除线。存档也是在其他位置备份和保存Outlook项目的一个好方法。您可以使用自动存档，也可以手动将项目存档。有关使用自动存档、手动将项目存档或查找和还原已存

3、档项目的详细信息，请参阅本文末尾的链接列表。了解更多信息§自动存档会对项目执行哪些操作§更改自动存档设置§用于对项目存档的龄期和日期§有关对Outlook项目存档的相关文章自动存档会对项目执行哪些操作当项目到期（即项目超过其龄期）后，自动存档会将项目从其在Outlook中的原始位置移动到存档文件文件夹中。您也可以设置相应选项，使系统在项目到期后将其删除。存档文件属于一种特殊的数据文件。 要点   有关存储和删除项目的详细信息§除非您更改了一个或多个自动存档设置，选择在项目过期时删除它们，否则项目会存储在其存档位置，而不会从项

4、目存档位置删除。只能在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目，项目存档后，只能手动删除这些项目§选择永久删除项目选项会在项目过期时自动删除项目，而不进行存档。例如，如果单击“删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)”，则当所有电子邮件文件夹（例如“收件箱”、“已发送”或“草稿”）中的邮件的龄期结束时，此选项会删除所有这些邮件，而不进行存档。当自动存档首次运行时，Outlook会自动在以下位置创建存档文件。WindowsVista  C:Users您的用户名AppDataLocalMicrosoftOutlookAr

5、chive.pstWindowsXP  C:DocumentsandSettings您的用户名LocalSettingsApplicationDataMicrosoftOutlookArchive.pst如果您看不到“LocalSettings”或“Local”文件夹，则说明它们可能处于隐藏状态。如何显示隐藏的文件夹？§WindowsVista  1.在Windows中，单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。2.单击“外观和个性化”。 注释   如果您使用的是“控制面板”的经典视图，请双击“文件夹选项”，然后

6、继续步骤4。3.单击“文件夹选项”。1.在“查看”选项卡上的“高级设置”下，滚动至“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”，然后选中其下的“显示隐藏的文件和文件夹”。§MicrosoftWindowsXP  1.单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。2.单击“文件夹选项”。3.单击“查看”选项卡，然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。当Outlook首次对项目存档后，可以直接从Outlook文件夹列表 （文件夹列表：显示邮箱中可用的文件夹。若要查看子文件夹，请单击文件夹旁的加号(+)。如果看不到“文件夹列表”，请单击“转到

7、”菜单上的“文件夹列表”。）（位于导航窗格 （导航窗格：Outlook主窗口左边的列，其中包括诸如“快捷方式”或“邮件”等窗格，并在每个窗格中包含快捷方式或文件夹。单击文件夹可以显示文件夹中的条目。）中）中的“存档文件夹”中访问文件中的项目。如有必要，还可以为各个文件夹创建单独的存档文件。打开“存档文件夹”时，您会发现Outlook保留了现有的文件夹结构。如果选择存档的文件夹拥有父文件夹，则也会在存档文件中创建该父文件夹，但不会对该父文件夹中的项目存档。这样就使得存档文件与邮箱具有相同的文件夹结构。文件夹在存档后仍留在原位，

8、即使是空文件夹也不例外。您可以按照在主邮箱中处理项目的方式来处理这些项目。如果您决定将已存档项目移回主邮箱，则可以将所有项目从存档文件导入到其原始文件夹或您指定的其他文件夹中，也可以手动移动或复制各个项目。 返回页首更改自动存档设置有两组自动存档设置：全局设置和每文件夹设置。全局设置又称为