政府公文写作手册——公函

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1、政府公文寫作手冊公函法定語文事務署㆒九九七年版權所有　未經許可　請勿複製Copyrightreserved-reproductionbypermissiononly目　錄頁數緒言1-2公函常用稱謂2-3信封的寫法4信封寫法示例一5信封寫法示例二5橫式公函格式樣本6-7直式公函格式樣本8-9公函示例10-59ó酬酢公函10-21示例一接受邀請10示例二答覆邀請11示例三婉拒邀請12示例四婉拒邀請13示例五答允題辭14示例六推辭出任名譽會長15示例七懇請為文集撰文16示例八賀獲授榮譽博士學位17示例九謝嘉許18示例十謝贈書19示例十

2、一謝接待參觀20示例十二慰問21ó致個別市民公函22-36示例一短覆22示例二短覆23示例三答覆投訴24-25示例四答覆投訴26-27示例五通知進行抽樣調查28示例六答覆查詢29示例七答覆查詢30-31示例八徵詢意見32示例九回應建議33示例十拒絕要求並解釋原因34示例十一邀約會晤35示例十二通知面試36ó致屬下員工公函37-47示例一批准調職申請37示例二通知延長試用期38示例三通知晉升39示例四通知署任以待選拔晉升40示例五嘉許英勇行為41示例六通知員工獲得公費旅行獎42-43示例七賀榮休44示例八告誡員工戒除遲到陋習45示例

3、九通知批准病假的新規定46示例十呼籲員工支持公益金便服日47ó致內地政府單位公函48-59示例一邀請參加會議48-49示例二要求會面50示例三提議交流訪問51示例四接受邀請52示例五婉拒邀請53示例六謝盛情款待54示例七通知調任55示例八覆調任通知56示例九提供資料57示例十通知開會58備註59附錄61-71附錄一：文言、白話公函的主要區別61附錄二：公函常見辭彙和用語中英對照表63-71ò常用起首語63-64ò正文常用語64-65ò常用結尾語65ò附註66-67ò職銜和稱謂67ò一般辭彙和用語67-71政府公文寫作手冊：公函1公

4、函緒言1政府公函用途廣泛，不論是公務人員與市民或私營機構聯絡，或是政府機關之間溝通，都可採用公函。此外，部門如要把一些較為個人的消息告知員工，例如通知晉升、批准調職申請等，也多採用公函。2政府部門收到市民或私營機構來信查詢、投訴或申請，都應該迅速處理。按照執行公務的一般規則，收信後最遲須在十天內回覆。如未能及時處理，應盡速寄發認收卡(G.F.17)，通知對方來函收悉。如涉及的事務處理需時，便不能只寄認收卡，而要發信給對方，表示已收到來信，會盡快處理，並會於稍後詳細作答。回信不論長短，措辭均宜莊重得體，內容盡量簡要明確。3互相認識的

5、公務人員，如要非正式地交換意見或商量公事，可撰寫半公半私的函件，所用語氣較正式公函親切，並可加入祝頌問候語。發信人和收信人也可用名字相稱。4公務人員致函市民或屬下員工時，為了讓收信人清楚了解信件內容，宜用白話撰寫。若干文言書信的用語，簡淺得體，可酌情採用。偶爾為了因應不同的場合和對象，採用淺白流暢的文言，也無可厚非。無論用白話抑或文言，風格必須通篇貫徹一致。至於白話、文言公函的主要區分，扼要列於附錄一。5公函可直式或橫式書寫，兩者除了書寫方式不同外，其他規格分別不大。目前，一般公函多用由左而右的橫式，而文言公函和傳統的酬酢書函，大

6、多仍然採用直式，由右至左書寫。6過去，政府部門收到中文來信，習慣先用英文起草回信，翻譯為中文，然後把兩個文本一同寄出。近年，2政府公文寫作手冊：公函如果發信人和收信人都通曉中文，部分經辦人員已改為直接用中文撰寫公函，省卻翻譯的工夫。事實上，《總務規例》第529條清楚說明，部門收到中文來函後，覆函應直接用中文擬寫。無論是直接用中文撰寫或翻譯為中文的公函，都應符合下文所述規格。此外，《總論》所載各項通則，對公函寫作也大多適用，本分冊不再贅述。7本署經搜集、分析和研究多個政府部門的公函後，參考其中一些樣本，撰寫了常見公函示例四十四則，並

7、按內容性質，分為酬酢公函、致個別市民公函、致屬下員工公函和致內地政府單位公函等四大類，臚列在本分冊內，供有需要撰寫公函的人員參考。這些示例的內容均屬虛構，務請留意。公函常用稱謂8稱謂應平實得體，切合身分，不宜過份客套或謙卑。常用稱謂說明寫在地址先生用於稱呼男士(1)後的收信女士(未婚已婚皆可)、小姐(未婚)用於稱呼女士人姓名應君(只限於不知道收信人性別時使用)男女通用加上稱謂博士、議員、太平紳士榮銜(2)署長、主席、經理、教授、主任職銜上款的稱林先生、王女士、陳小姐姓加尊稱(3)謂林署長、王主席、陳主任姓加職銜李議員、陳博士姓加榮

8、銜署長先生、主席先生、經理先生職銜加尊稱執事先生、主席先生、編輯先生、各位用於不知姓名市民、各位家長、各位租戶的收信人政府公文寫作手冊：公函3內文用的我、我們、本人、太太、內子、外子自稱及稱呼自稱謂己的配偶你、你們、閣下(4)、你和太太、閣下和稱對