政府公文写作手册——总论

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1、政府公文寫作手冊總論法定語文事務署㆒九九七年版權所有　未經許可　請勿複製Copyrightreserved-reproductionbypermissiononly前　言《㆗華㆟民共和國香港特別行政區基本法》第九條規定：“香港特別行政區的行政機關、立法機關和司法機關，除使用㆗文外，還可使用英文，英文也是正式語文。”公務㆟員與外界溝通時㆗英並用，還是只用㆗文或英文，要視乎實際需要和受文對象的慣用語文而定。至於政府內部的溝通，已逐漸多用㆗文，直接用㆗文撰寫公函和草擬文件的公務員越來越多，他們希望有更多參考資料。本署為了

2、配合公務員的需要，免得他們各師各法，所以整理了公文規格，把各類常用公文的格式體例和常用辭彙加以規範，又廣舉示例，匯集參考資料，作為公文寫作的依據。《政府公文寫作手冊》臚列的格式、用語和準則，都盡量簡化與劃㆒，配合最新發展，取代先前發表或內部傳閱的指引。手冊所載示例，部分以真實的公文作藍本，部分為說明不同情況而特別撰寫或改寫；讀者處理公務時，務請查核相關的政府規例，根據實際情況來確定內容。《政府公文寫作手冊》試行本各分冊分別在過去十多個月完成。在政府內部試用以來，不但得到公務員給予意見，也得到㆒些大學老師斧正，本署謹此

3、致謝。現今正式印行的《政府公文寫作手冊》除了參照部分意見修訂外，也改寫了部分內容，修訂了㆒些機構名稱和政府機關首長職銜，以切合實際需要。手冊內文如有不足謬誤之處，敬請不吝指正。法定語文事務署㆒九九七年七月目　錄頁數緒言1政府公文類別2-3撰寫政府公文通則4-11文體4書寫方式4繁體字和簡體字5標點符號5數字5-6優先次序6機密程度6送遞方式7編號7公文用紙8職銜8標題8段落8下款9簽署和蓋章方式9-10附件10副本10日期時間11公文印發11公文轉送11政府機關名稱11專有名詞12統一辭彙12-13統一規格13附錄1

4、5-30附錄一：數字的處理15-20附錄二：香港特別行政區主要政府機關名稱和首長職銜21-27附錄三：《政府部門常用英漢辭彙》書目29-30政府公文寫作手冊：總論1總論緒言1政府公文，泛指政府機關日常使用的各類公務文書。公文和一般的文牘不同，格式較為規範化，但會配合實際需要而更改。2常用政府公文都有一些共通點。第一，政府公文必須由政府機關的負責人發布。發文人分兩類，首類是機關首長，次類是獲首長授權的代行人。每份公文都要清楚寫出誰是發文人或代行人。3第二，政府發出的公文，都有明確的受文對象。受文人的類別很多，有各政府機

5、關的首長、個別市民或公務員、某類別的市民或公務員、團體組織、廣大市民、受法例影響的人士等。此外，香港與內地和海外公務往來，也會發出公函文件。4第三，每份公文都有特定用途，或洽商公務，或提供資料，或徵詢意見，或回應市民投訴，或傳達政府決策，或記錄工作進展。不少公文有法定效力，也是執行公務的指引。因此，政府人員撰寫公文，必須字斟句酌，力求內容準確，條理分明。5《政府公文寫作手冊》有多個分冊，臚列各類常用公文的體例、應用範圍、常用辭彙和公文示例等，給公務員參考。2政府公文寫作手冊：總論政府公文類別6政府公文是政府內部或政府

6、與市民之間傳達訊息的媒介，作用很大，內容包羅萬有，涵蓋政府各工作範疇。7政府通用的公文可按性質分為以下幾類：中文名稱英文名稱ó公函OfficialCorrespondenceó政府憲報公告GovernmentGazetteNoticesó便箋Memorandaó通告類文書Circulars,CircularMemorandaandNoticesó會議文書MinutesofMeetingandRelatedDocumentsó錄事和檔案紀要FileMinutesandFileNotes8公務員為了應付不同場合的需要，也

7、要撰寫或代上司草擬下述幾類應用文：中文名稱英文名稱ó柬帖InvitationLettersó牌匾銘文InscriptionsonCommemorativeStonesandPlaquesó演講辭Speechesó題辭Apothegmsó獻辭Messages政府公文寫作手冊：總論39公務員撰寫的公文，較重要的還有政府內部傳閱或送交行政立法機關以至其他諮詢機構的報告書和文件，包括以下幾類：中文名稱英文名稱ó行政會議備忘錄ExCoMemorandaó討論文件DiscussionPapersó進度報告ProgressRepo

8、rtsó報告書Reportsó資料文件InformationPapersó諮詢文件ConsultationPapersó臨時立法會參考資料摘要LegCoBriefs這幾類報告書和文件的中英文本的格式相若，所以不包括在這套手冊範圍內。10工作表現評核報告(PerformanceAppraisalForms)屬於另類內部文件。現時頂薪點在總薪級表第