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1、54档案学通讯2004年第3期建立新秩序*———电子文件管理流程研究中国人民大学档案学院2003届博士生刘越男无论在管理学理论的演进过程中,还是在档案确了解决核心问题(即如何设计、组织、控制和协调学自身的完善过程中,文件管理、档案管理与机构管合理的电子文件管理流程)的思考起点,即从机构业理之间的融合、互动始终是一个重要的线索。信息技务活动的需求入手,并以此为起点分析了电子文件术的普及,信息系统的应用,社会环境的变迁,推动管理流程需求的产生机制以及实现机制。第四章是机构由职能管理模式向流程管理模式的变革,即打对前三章结论的实际应用,着重探究实现电子文
2、件破个别职能部门的狭隘视野,从全流程的角度管理管理流程的具体途径。第五章介绍、分析、评价了几机构业务活动,提高机构的整体绩效。电子文件管理个实际案例,验证了前四章的观点和方法。流程是电子化业务流程的重要组成,提高其管理效一、文件管理流程的定位思考率是提高机构整体管理效率的内在要求。对于电子作为机构业务活动的真实记录,文件是正式的文件管理流程的系统管理需要采用跨职能部门的协信息交流工具。一项面向任务的业务活动,可能与文作方法,对于电子文件管理流程的系统研究需要综件发生三种关系:形成、管理和利用。据此,可以将业合机构管理、文件管理、档案管理等多方面的原
3、理、务活动看成三类相关活动的集合体:文件形成活动、角度、方法,进行跨学科地探究。文件利用活动和文件管理活动。其中,文件形成活动本文以电子文件管理、档案管理、业务流程重与产生文件的目的直接相关,包括文件的产生/生成组、知识管理等理论为基础,着重研究在一个现行机(即制作或接收)和处理(流转)两项工作内容,是业构的范围内如何实现电子文件管理流程的设计、规务活动的主体。文件利用活动为支持文件形成活动划、组织、控制、协调。本文的研究目标不在于提供放的顺利完成,查考其他业务活动形成的文件。而文件之四海而皆准的、固定的电子文件管理流程,而是提管理活动既不产生文件
4、,也无需利用其他文件,而是供建设合理适用的电子文件管理流程的思路。本文以适当的方法对整个业务活动中的文件进行组织和主要围绕着三个方面的问题展开:一,什么是电子文控制,将文件在合适的时间以恰当的方式提供给需件管理流程;二,在纸质文件管理流程相对稳定、成要它的活动,包括文件形成活动和文件利用活动,即熟的条件下,为何要提出电子文件管理流程的管理实现文件资源的有效配置。为文件形成活动提供服问题?三,如何设计、组织、控制和协调合理的电子文务的文件管理活动包括为文件内容选择适合的结件管理流程?全文包括五章。第一章是本文的概念基构、确定文件的类别及编码、为文件的
5、现行处理选择础,主要阐明文件、电子文件、文件形成活动、文件管最佳的流转路径、划定相关人员的使用权限等,为文理活动、文件管理流程这几个基本概念及其相互关件利用活动提供服务的文件管理活动包括收集文系,提出了文件管理流程的概念模型。第二章总结了件、将文件予以有序化整理、保护文件形成之后的安本文立论的实践基础,阐述了电子环境中文件管理全、适度加工文件信息、以适当的方式为文件提供利新秩序的存在及其形成原因和发展规律。第三章明用等。文件形成活动、利用活动是文件管理活动的两*本文为刘越男博士论文文摘,论文全文14万字。档案学通讯2004年第3期55大客户,分别为
6、两种活动提供服务的所有文件管理中心、以客户为中心、协作性、坚持精心设计的信念活动是一个整体,它具有统一的目标,那就是通过促等新的思维方式。研究、设计、管理电子文件管理流进文件形成价值和保存价值的实现,获得文件形成程,需要借鉴、应用这些思维方式。效益的增值。这样的一个整体就是文件管理流程。从文件管理流程的含义、构成出发,笔者选择时文件管理流程是在文件生命周期中施加于文件间、空间(承担者)和逻辑作为三维,构建了文件管理的一系列密切相关的管理活动的组合,是由目标、文流程的概念模型。时间维表示的是文件管理活动发件管理活动、活动之间的关系等构成的系统。本文生
7、的时间。空间维表示的是电子文件管理活动发生从流程而非只是活动的角度来研究电子文件管理问的空间,由于文件管理活动承担者是决定文件管理题,得益于业务流程重组理论的启发。1993年,迈克流程空间分布的重要因素,因此用承担者来表示,尔·哈默和詹姆斯·钱匹较完整地提出“业务流程承担文件管理活动的工作群体从总体上来讲是一个重组”理论,他们认为在顾客需求发生变化、竞争加复合群体,有些文件管理活动是独立进行的,比如剧、企业面临的变化本身也在变化的情况下,企业需由档案管理部门和(或)综合性办公室来负责;有要从根本上思考并彻底重构业务流程,以提高其整些则以与形成活动相
8、结合的方式开展,比如由业务体绩效。该理论在全世界迅速传播,得到包括企业部门负责。逻辑维表示的是指在人们头脑中完成文界、公共
