项目文件的管理与归档

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1、word版-精品资料分享5项目文件的管理与归档5.1项目文档管理的几个基本概念为方便后续的讨论，首先有必要对项目文件形成、整理和立卷等文档工作中常涉及到的一些基本概念进行介绍如下。5.1.1项目文件recordsofproject指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。5.1.2项目前期文件prophaserecordsofproject指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以

2、及工程准备过程中形成的文件。5.1.3项目竣工文件recordsoncompletionofproject指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。5.1.4项目施工文件Implementingrecordsofproject指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。5.1.5项目竣工图drawingoncompletionofproject指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。5.1.6项目监理文件recordsofsu

3、pervision指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。5.1.7项目竣工验收文件reoordsoftestoncompletion指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。5.1.8立卷filling将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。5.1.9项目文件归档filingofprojectrecords建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构

4、。5.1.10项目档案archivesofproject指经过鉴定、整理并归档的项目文件。5.1.11建设项目constructionproject分享精品资料word版-精品资料分享指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。5.1.12单项工程unitofproject指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。5.2项目文件管理与归档的重要作用和必要性5.2.1重要作

5、用项目文件是项目档案的前身和来源。项目档案是建设者在建设、管理过程中形成的，具有保存价值的，各种形式的历史记录，是建设者的智慧结晶，是工程项目的重要组成部分和社会的宝贵财富。其重要作用我们可概括为以下几个方面：a)记录建设史实；b)指导施工组织；c)规范质量行为；d)监控工程质量；e)方便日后利用。5.2.2必要性国家对项目文件和项目档案工作非常重视，对其要求可以说是全面性、强制性的。例如，从以下国家颁布的相关法律、法规和标准中都分别对项目文件的形成、整理、归档和验收等都做出了具体的要求和规定，这些法律依据

6、足以说明要认真做好此项工作的必要性。5.2.2.1《中华人民共和国档案法》(1987年9月5通过　1996年7月5日修改）第三条一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。即首先以法律的形式明确了全民保护档案的义务。第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。即以法律的形式明确了应归档文件材料的所有权及见文即归的滥用和擅自扩大归档范围。第二十四条有下列行为

7、之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；分享精品资料word版-精品资料分享（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而

8、不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的”。本条规定了涉及档案方面的违法行为及其法律责任。5.2.2.2《建设工程质量管理条例》（中华人民共和国国务院令第279号）第十六条　建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。　　建设工程竣工验收应当具备下列条件：　　(一)完成建设工程设计和合同约定的各项内容；　　(二)有完整的技术档案和施工管理资料；