对大型项目工程文件归档管理的探讨

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1、对大型项目工程文件归档管理的探讨李琚妍1李兴玉21南水北调中线干线工程建设管理局河南直管项目建设管理局河南郑州450000;2中铁十二局集团第四工程有限公司，陕丙丙安710000摘要：档案资料产生于项目的全过程，施工档案管理是长期而繁锁的工作,它不是一个单独的、孤立的行为，是工程施工项目管理的重要一环，也是施工工作的重要组成部分。大型项目工程施工工期长，归档管理工作更为复杂。因此,档案管理人员应当重视档案工作的过程控制，使工程文件真正为施工生产和经营管理服务，为项目各阶段验收提供真实、完整的工程资料。木文分析了大型项目工程文件归档管理的特点，并提出了文件归档管理的优化

2、措施。关键词：大型项目工程；文件归档管理；特点一、大型项目工程文件归档管理的特点（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散大型项目工程土建、安装、装修等分项工程多，施工技术要求高，部分工程还有其特殊的工艺流程。另外，大型建设项目要招标40〜45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型项目工程涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。（二）建设周期长，档案资料容易流失大型建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期

3、间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。吋间越长，档案资料流失可能性越大。（三）大型工程的文件、档案管理手段落后首先，传统的档案管理总是这一工作当做简单的资料保管，所做的工作仅仅是对工程资料的收集、整理与保管，在工作过程中不重视工程资料的真实性与实效性，造成档案资料的价值变低。其次，大型工程的文件、档案管理信息化水平低；一些档案部门的很多资料在收集过程中没冇采用计算机录入，光盘

4、或硬盘存储。一些档案管理部门虽然采用了信息化系统，但仅仅停留在简单的使用操作方面，并没有参与系统的设计，更深的利用信息化管理好档案。二、大型项目工程文件归档管理措施优化（一）统一领导、分级管理健全的档案管理体系和归档分类，对档案管理起了良好的作用。在大型工程项目施工中，由于工程项目多、工程内容复杂，分多个标段，施工地点分散，工期长，工程施工信息量大，归档资料种类多，档案管理工作难度大，仅靠档案室完成所有资料的管理是很困难的，且档案室的存储空间也奋限，为更好的完成项目部档案管理任务，需按照项0部组织机构的设置进行分级管理，即项0部统一领导、统一制度、统一标准、分级管理，

5、由项S部分管领导统一协调档案管理工作。在分级管理中，项0部档案室主要负责项B部文件、设计文件、业主文件、监理文件的统一管理，统一对外行文和收文。根据项0部组织机构设置第二级档案管理部门为技术部、质量部、经营部、测量队、试验室、监测室、工程管理部（厂队），各部门在项0部的统一领导下按照专业分工对本部门（或单位）形成的资料进行收集、整理和归档，二级档案管理人员最好由工程技术人员担任，保证档案资料的真实性、科学性和完整性，各部门各种资料的收集落实到人。各部门档案管理业务受项0部档案室的检查、指导和监督，保证档案管理的完整和规范性。各部门档案在分部工程或单位工程完工后，按竣工

6、资料整理要求整理移交档案室。（二）履行单位工程验收程序，实现项目文件资料向竣工档案的链接工程项0管理是以分项工程、分部工程、单位工程为等级进行划分，单位工程是工程管理的最基本点。每一个单位工程结束，就要组织建设单位、监理单位、施工单位进行认真的验收。其作用是：确保工程质量。验收竣工图是否与设计变更单相符，设计变更单是否齐全，设计变更单的内容是否闭环；验收开工、交工、竣工记录是否齐全。确保竣工档案合格。验收所旮资料是否符合归档的要求。验收所有表格填写的格式是否正确；同一案卷内单位工程名称是否一致；会签、盖章是否符合档案书写要求；综合组卷和专业组卷是否合理；竣工图是否实行

7、档案标准管理；照片档案归档是否符合特种载体管理要求等等。通过单位工程验收，实现项目文件资料向竣工档案的过渡。履行单位工程验收程序，引导各参建单位将竣工档案总体0标进行分解，按照单位工程验收时间，制订单位工程收集、整理、立卷计划，保证项0档案管理的有效实施。（三）提高归档质量1、做好资料记录和收集工程资料能够真实的呈现项S的质量、进度、成本等各方面的信息，因此，归档工作一定要及时，认真，否则就会造成档案信息的之后和虚假。因此，要选择素质高，业务能力好的专业档案管理人员对档案资料进行逐项跟踪收集并做好分项分部质量评定等各种原始记录，确保档案资料的及时性，