归档文件整理实施细则x

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1、第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）（以下简称《规则》）和《安徽省档案管理条例》的要求，结合我院实际，制定本实施细则。第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书保存的各种纸制文件材料。第三条归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分其不同价值，便于保管和利用。第四条根据《规则》规定，从2006年5月18日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。第

2、二章实施范围第五条安徽中澳科技职业学院有关党群工作、行政管理等文件材料的整理工作。第六条基建、实验器材与设备、教学、外事、出版、财会、科研、产品生产与科技开发等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。第三章文件归档整理的组织工作第七条根据上级有关规定：凡高等学校在教学科研、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、出版、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向学院综合档案室归档。第八条整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，采取集中和分散相结

3、合的形式，即平时由各职能部门整理（预立卷——负责收集、分类、排序、编目、入盒），按规定时间归档后交综合档案室集中整理、统一保管。第九条各单位必须认真执行学院制定的《档案工作规范》、《档案归档范围和保管期限》、《不归档文件材料的范围及处理办法》等，并将其作为有关人员（文书人员或兼职档案员）的岗位职责监督实施。第十条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。第十一条档案人员应深入各部门，加强工作指导，定期进行检查，严把档案整理质量。检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的

4、要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求等。第四章归档文件的整理与装订第十二条归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：（一）正本与定稿作为一件；（二）法律法规、规章制度等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；（三）正文与补充文件，正文的文字与图表、数据等附件，原则上为一件，若附件页数多，也可各为一件；（四）具有保存价值的文件处理单与正文作为一件；（五）原件与复印件或手抄件，应作为一件；（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；（七）报表、名册、图表类文字材料应

5、按其原装订方式，一册（本）作为一件；（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，同一年度的作为一件，不同年度的可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明；（九）单一问题的多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等）作为一件。第十三条归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作包括：对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。第十四条对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠处应尽量位于字迹之外。第十五条以“件”作为保管单位的各文本

6、和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；不同文字的文本，无特殊规定的中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件的最前面。第十六条装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。第十七条装订用品必须符合档案保护要求。为了简便装订方式，我院的装订材料采用以下三种：①线装（三孔一线）；②缝纫机扎边。以上两种装订材料视情况而定。第五章归档文件的分类第十八条归

7、档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类办法、制定分类方案、文件归类等工作。第十九条根据《规则》规定，年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方案。年度、保管期限为必选项目，问题为选择项目。根据高校档案的特点，考虑目前正在采用的高校档案实体分类法的连续性和稳定性，我院决定对档案实体采用“年度——问题——保管期限”的分类法。第二十条年度分类法，是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类：（一）一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据此判定文件所属年度；（二）计划、规划、总结、预决