浅谈档案电子化管理存在的问题

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1、浅谈档案电子化管理存在的问题滕景华（黑龙江农垦北大荒商贸集团，黑龙江哈尔滨150036）摘要：21世纪是信息化时代，档案的保管也随着时代的变革日益电子化，这是整个社会在进步的一种大趋势。在日常的电子档案管理工作中，我们发现还存在一些问题，严重影响档案工作电子化进程，需要得到改善。关键词：电子化管理；档案；问题任何一项事业的成功，任何一项技术的革命，离开人才是不可能完成的。要实现传统档案管理向数字档案管理转变这一飞跃，就必须重视人才，在挖掘现有人才的基础上更应引入或聘用大量所需人才，完成这一转变。同时要不断的培养创新意识，不断地打

2、破旧的传统模式，迅速地利用各种新技术、新方法为档案事业发展服务。只有全面提高档案管理人员的整体素质，才能提高档案管理水平，逐步实现档案管理的数字化、信息化、网络化。21世纪是信息化时代，档案的保管也随着时代的变革日益电子化，这是整个社会在进步的一种大趋势。在日常的电子档案管理工作中，我们发现还存在一些问题，严重影响档案工作电子化进程，需要得到改善。1电子档案的含义电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化手段，在档案信息存储、输出、处理待方面，具有

3、纸质档案无法比拟的优越性，日益为档案界瞩目。2电子档案管理中存在的问题2.1思想观念的局限性。档案管理新技术的不断应用，必然给档案工作者带来相当大的心理压力。当前，信息资料的种类日益繁多，信息量不断增加，信息的新技术含量日益增高。电子文件的产生、积累、归档、传输、存储、保护、利用等一条龙的作业与服务，都会使档案工作者不适应。思想、思维跟不上新的要求，这种心理的不适应会导致自信心不足，不求上进，甚至与其对立厌恶职业。想转换岗位。所以解放思想，积极的调整心理，以适应新的变革是非常重要的。面对新的机遇和挑战。通过加强理论学习和思想教育

4、，改变思维方式，提高档案工作者的人生观、价值观和职业道德观，更新观念，积极主动适应新形势，树立不畏艰难的信心，不断提高心理素质。2.2计算机技术没有大规模地应用。有些档案部门至今仍没配备计算机，对一些重要的电子档案传递、承办之后，又辅以纸质档案作为保存用，形成两种类型文件并发的局面。且档案人员选购软件时带有一定的盲目性，不能充分发挥计算机在档案管理中的作用。2.3保密性、安全性、真实性、可靠性存在问题。首先，电子档案管理的保密机制还不够健全。计算机特别是网络的运用，大大方便了档案的管理者和利用者，但同时也带来了保密性和安全性方面

5、的问题。2.4电子档案永久保管困难。传统档案保护工作十分强调的一点是如何使档案载体“延年益寿”，因为载体与所记录的信息是一体的，有了载体就有了可用的信息。2.5电子档案的法律效力不明确。纸质文件的法律效力是社会所公认的，电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就相当困难。2.6档案的标准化工作进展缓慢，严重制约了电子文件的整理与归档。3解决问题的对策要进一步推动档案管理电子化进程，必须摒弃各种因素的制约，彻底解决好存在的一些问题。3.1提高认识，更新观念。首先应该明确的档案工作者不仅要保管好档案，而且要保管与档案相关信

6、息，将信息转化为知识，是正在出现的社会变革赋予档案工作者的重要职责。档案工作要扩展到信息世界。3.2不断埋设现代管理的技能。除了要掌握熟练的档案管理专业知识，还要不断提高现代管理的技能。要熟练掌握一门外语，这样才能适应档案工作工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。3.3加强档案工作标准化进程，加强电子文件的运作和管理。各级档案管理工作者应根据电子文件的特点积极寻求管理上的对策，把档案的要求延伸到文件管理工作中。档案工作标准化直接影响着电子档案工作的步伐。只有储存到计算机中的档案数据是科学的、准

7、确的和完整的，才有计算机管理一系列的工作。在进行计算机应用工作吋，首先应抓纸质档案工作标准化管理，这计算机准备好充分准确数据，只有这样才能给计算机档案系统打下很好的基础，使系统得到预期效益。3.4提高电子档案的法律力。明确档案在电子文件管理中的地位，赋予档案馆转化电子文件为电子档案的职能，明确电子文件的制作规程、保存要求、保存措施、提供利用制度。明确电子档案的法律效力，必须用法律的形式明确电子档案在法律上的效力，其证据效力就得到法律认可。通过采取这些措施，电子档案的真实性就有了保障，其法律效力就有了基础。3.5正确处理好管理与利

8、用、保密与开放的关系。在电子档案的利用中，不能无原则的向所有利用者提供全部利用方式;依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理；采用通信传输或直接利用方式时，必须对信息内容进行加密，并对所使用的密码进行定期不定期的更换；无论采用哪种利用方式，系统都应对利用的全过